La loi 2014-288 du 5 mars 2014 (JO 6) relative à la formation professionnelle, aménagée par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 et par l’ordonnance du 21 août 2019 visant à assurer la cohérence de diverses dispositions de la loi Avenir professionnel, impose à l’employeur d’organiser un entretien professionnel périodique avec ses salariés en vue notamment d’examiner leurs perspectives d’évolution professionnelle. Un état des lieux récapitulatif est organisé au bout de 6 ans.

Toutefois, des reports de délais ont été accordés aux employeurs pour leur permettre de satisfaire à leurs obligations légales en matière de formation professionnelle dans le contexte de la crise sanitaire liée à la propagation de la Covid-19 avec l’ordonnance 2020-387 du 1^er avril 2020, modifiée par celle 2020-1501 du 2 décembre 2020, puis la loi de gestion de la sortie de crise sanitaire 2021-689 du 31 mai 2021 (voir La Quotidienne du 14-6-2021).

Le questions-réponses du ministère du travail sur les entretiens professionnels est modifié pour tenir compte des dispositions de cette loi. Il apporte également des précisions sur certains points : les modalités d'appréciation de l'ancienneté, la prise en compte des formations cofinancées par l'employeur et le salarié et les impacts d'un accord collectif.

Un délai est accordé aux entreprises retardataires

En préliminaire de son questions-réponses, le ministère du travail rappelle d'abord les délais imposés aujourd'hui aux entreprises par rapport à la mise en oeuvre des entretiens professionnels : 

- tenue des entretiens jusqu'au 30 juin 2021 s'ils devaient être programmés entre le 1^er janvier 2020 et le 30 juin 2021 ; 

- possibilité pour l'employeur de justifier s'être conformé aux exigences légales selon deux options jusqu'au 30 septembre 2021 en se référant soit aux dispositions en vigueur au 31 décembre 2018, soit à celles issues de la loi du 5 septembre 2018 (voir infographie jointe) ;

- abondement correctif du compte personnel de formation du salarié par l'employeur s'il n'a respecté ces obligations uniquement à partir du 1^er octobre 2021, aucune sanction n'étant encourue avant cette date. En pratique, pour les manquements constatés sur la période de mars 2014 à septembre 2021, l'abondement correctif devra donc être effectué à partir du 1^er octobre 2021 et avant le 1^er mars 2022, date limite de versement du solde de la contribution à la formation professionnelle.

 Comment faut-il apprécier la notion d'ancienneté ? 

En application du Code du travail, l'entretien-bilan doit avoir lieu tous les 6 ans. Cette durée s'apprécie, selon le ministère, par référence à l'ancienneté du salarié dans l'entreprise :

• pour les salariés entrés dans l’entreprise après le 7 mars 2014, l’ancienneté s’apprécie par référence à la date d’embauche du salarié ; 

• pour les salariés en poste à la date du 7 mars 2014, l’ancienneté s’apprécie par référence à cette date.

Dans les deux cas, la notion d’ancienneté implique que les périodes de suspension du contrat de travail (notamment dans le cas de certaines absences) ne sont pas prises en compte dans le calcul des 6 ans.

En outre, il convient de comprendre la notion d’année d’ancienneté en années révolues. Ainsi, l’entretien d’état des lieux du parcours professionnel doit être réalisé avant que le salarié n’atteigne les 7 ans d’ancienneté.

Quel est le sort des actions cofinancées par l'employeur et le salarié ?

L'une des modalités pour l'employeur de justifier qu'il a rempli ses obligations est de faire valoir que le salarié a bien suivi une formation non obligatoire (en plus d'avoir bénéficié des entretiens professionnels). Mais qu'en est-il si l'action de formation a été cofinancée par le salarié par le biais de son CPF et par l'employeur ?

Pour le ministère, une telle configuration permet à l'employeur de satisfaire son obligation concernant la formation non obligatoire offerte au salarié si les conditions suivantes sont respectées :

• le CPF du salarié a été mobilisé à son initiative et avec son accord express conformément à l’article L 6323-2 du Code du travail ;

• le cofinancement est sollicité par le salarié dans le cadre d’un projet de formation non obligatoire quand le coût de la formation est supérieur au montant des droits inscrits sur son CPF ;

• la formation est réalisée au cours de la période évaluée lors de l’entretien d’état des lieux ;

• l’employeur doit être en mesure d’apporter la preuve de la réalisation de l’action et de sa participation au coût de la formation. 

 Quel est l'impact des accords collectifs sur les cycles en cours ?

L’article L 6315-1, III du Code du travail énonce qu’un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir une périodicité des entretiens professionnels différente de celle des entretiens périodiques tous les 2 ans.

L’obligation d’un entretien d’état des lieux tous les 6 ans ne peut pas, en revanche, être modifiée par accord collectif.

Pour en savoir plus

Véritable condensé de l’ensemble de la réglementation sociale applicable !

voir Mémento Social 2021 n° 17010 s.