Nature de l’obligation

Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable doit présenter ses documents comptables en remettant à l’administration une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée, dès le début des opérations de contrôle (LPF art. L 47 A-I).

Qui est concerné ?

Sont concernées toutes les entreprises soumises à une obligation de présentation de documents comptables, qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité :

- entreprises relevant de l’impôt sur les sociétés ;

- entreprises relevant de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA.

L’administration admet cependant une dispense au profit des auto-entrepreneurs.

Par ailleurs, les contribuables relevant du micro-BIC et du micro-BNC peuvent, à certaines conditions, remettre au vérificateur un FEC ne comportant qu’une récapitulation mensuelle des écritures comptables de recettes.

Présentation de la comptabilité informatisée

Le fichier dont le contribuable doit remettre une copie à l’administration fiscale en cas de contrôle porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification.

Il peut être constitué sous forme :

– de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée, remplissant les critères définis au VI de l’article A 47 A-1 du LPF ;

– ou bien de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur www.impots.gouv.fr, rubrique «Professionnels».

Quelle que soit la forme choisie, le respect des normes prévues par les textes est essentiel.

Contenu du FEC

Le fichier doit comprendre les 18 informations suivantes :

1. Code journal de l’écriture comptable

2. Libellé journal de l’écriture comptable

3. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable

4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable

5. Numéro de compte

6. Libellé de compte

7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

9. Référence de la pièce justificative

10. Date de la pièce justificative

11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)

12. Montant au débit

13. Montant au crédit

14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)

15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)

16. Date de validation de l’écriture comptable

17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)

18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Remise du FEC au vérificateur

Le FEC doit être présenté lors du deuxième rendez-vous avec le vérificateur. Ce dernier peut, sans formalisme, effectuer des opérations simples, à savoir des tris, classements ainsi que tous calculs (somme, multiplication, etc.) qui lui permettent de s'assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable.

Le contrôle de conformité des fichiers des écritures comptables peut être différé et être réalisé par le vérificateur depuis le bureau.

La remise ou l'absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes aux normes prévues à l'article A 47 A-1 du LPF sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.

L’administration est tenue de procéder à la destruction du fichier avant la mise en recouvrement ou après l'envoi d'un avis d'absence de rectification.

Quelles sont les sanctions ?

Le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée ou la remise de fichiers non conformes entraîne l'application d'une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Les sanctions peuvent être d’autant plus lourdes que les irrégularités décelées débouchent sur un rejet de comptabilité permettant à l’administration d’apporter aux éléments comptables les corrections qu’elle estime nécessaires en vue de corriger le résultat imposable. Enfin, dans les cas les plus graves, les dispositions relatives à l'opposition à contrôle fiscal peuvent être applicables, autorisant l’administration à évaluer d’office les bases d’imposition, sans recourir à la procédure de rectification contradictoire.

Pour vérifier gratuitement et en toute confidentialité la conformité de votre FEC, accédez à FEC-Expert notre outil d’analyse en ligne.

Pour plus d’informations sur le FEC :

Le site www.impots.gouv.fr propose une série de questions/réponses sur la transmission des comptabilités informatisées en cas de contrôle fiscal.

Le Conseil de l’Ordre des experts comptables vient également de publier une série de questions-réponses issues des travaux du groupe de travail qu’il a constitué avec la DGFiP.