Le décret 2015-773 du 29 juin 2015 a créé une nouvelle aide au profit des entreprises de moins de 11 salariés, embauchant un apprenti mineur, valable pendant la première année du contrat d’apprentissage (voir La Quotidienne du 3 juillet 2015). Dans une instruction du 29 février 2016, l’administration en expose le régime.

Champ d'application

Le dispositif s’applique aux entreprises et aux associations situées sur le territoire national (régions, Corse et département de Mayotte). En sont exclus les particuliers employeurs, les établissements publics à caractère industriel et commercial, les établissements publics administratifs et les établissements publics de coopération intercommunale (Instr. n° I.2).

L’effectif des entreprises éligibles doit être inférieur à 11 salariés, seuil apprécié conformément aux dispositions des articles L 1111-2 et suivants du Code du travail au 31 décembre de l’année précédant la conclusion du contrat d’apprentissage (Instr. n° I.2).

Conditions tenant à l'apprenti

L’apprenti doit être âgé de moins de 18 ans à la date de conclusion du contrat ; peu importe qu’il dépasse cet âge après la conclusion de celui-ci. L’aide reste applicable pour toute la première année du contrat si l’apprenti atteint l’âge de 18 ans pendant cette première année (Instr. n° II.1).

Le diplôme préparé par l’apprenti n’entre pas en considération. L’aide est due quel que soit le diplôme ou le titre préparé (Instr. n° II.1).

L’aide peut être versée pendant un délai de 12 mois à compter de la date de début d’exécution du contrat, indépendamment du cycle de formation suivi par l’apprenti. Ainsi, un contrat conclu pour préparer une deuxième année de cycle de formation peut ouvrir droit à l’aide (Intr. n° II.1).

Conditions tenant au contrat

Pour être éligible à l’aide, le contrat d’apprentissage doit avoir été conclu à partir du 1^er juin 2015. La date de conclusion à retenir est celle où l’employeur et l’apprenti ont signé le contrat. Si les signatures ne sont pas portées à la même date, il faut retenir la date la plus récente, peu important que la date de début d’exécution soit postérieure (Instr. n° II.2).

L’employeur doit utiliser un code pour renseigner le type de contrat sur le formulaire Cerfa destiné à l’enregistrement du contrat d’apprentissage. L’instruction précise les codes ouvrant droit à l’aide : il s’agit des codes 11 (premier contrat d’apprentissage de l’apprenti), 21 (renouvellement de contrat chez le même employeur, dans le cas de conclusion d’un nouveau contrat chez le même employeur pour préparer un autre diplôme), 22 (contrat avec un apprenti ayant terminé son précédent contrat auprès d’un autre employeur) et 23 (contrat avec un apprenti dont le précédent contrat auprès d’un autre employeur a été rompu) (Instr. n° II.2).

En revanche, l’avenant de modification ou de prolongation d’un contrat initial non éligible à l’aide n’ouvre pas droit à celle-ci, même si cet avenant est conclu après le 1^er juin 2015. Si le contrat initial n’est pas éligible à l’aide, les avenants identifiés par les codes suivants ne le sont pas non plus : 31 (modification de la situation juridique de l’employeur), 32 (changement d’employeur dans le cadre d’un contrat saisonnier), 33 (prolongation du contrat suite à un échec à l’examen), 34 (prolongation du contrat suite à la reconnaissance de l’apprenti comme travailleur handicapé), 35 (modification du diplôme préparé par l’apprenti) et 36 (autres changements : maître d’apprentissage, durée du travail hebdomadaire, etc.) (Instr. n° II.2).

L’aide n’est pas due si le contrat d’apprentissage est rompu pendant la période de libre résiliation de celui-ci. Cette période ayant été modifiée par la loi 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi, l’administration précise les deux cas à distinguer pour 2015 : si le contrat a été conclu avant le 19 août 2015 (date d’entrée en vigueur de la loi), la période de libre résiliation est de 2 mois, conformément aux anciennes dispositions de l’article L 6222-18 du Code du travail. Si le contrat a été conclu à compter de cette date, la période de libre résiliation est d’une durée de 45 jours consécutifs ou non passés en entreprise (Instr. n° II.3).

L’instruction indique que l’aide est cumulable avec les autres dispositifs existants, sous réserve que l’employeur en remplisse les conditions : prime à l’apprentissage (versée pour chaque année de formation, dans les entreprises de moins de 11 salariés), aide à l’apprentissage (pour le recrutement d’un premier apprenti ou d’un apprenti supplémentaire, dans les entreprises de moins de 250 salariés), crédit d’impôt, et exonérations de cotisations sociales (Instr. n° II.4).

Demande de prise en charge

L’employeur doit effectuer sa demande d’aide sur le site www.alternance.emploi.gouv.fr, dans les 6 mois suivant la date de début d’exécution du contrat d’apprentissage, en utilisant les données recueillies pendant la procédure d’enregistrement. La demande est transmise par voie électronique à l’Agence de services et de paiement (ASP). Le respect du délai de 6 mois est apprécié au vu de la date de transmission portée sur le formulaire complété sur le portail (Instr. n° III.1).

Dans le cas où les données recueillies pendant la procédure d’enregistrement ne sont pas disponibles ou ne correspondent pas aux termes du contrat d’apprentissage, l’employeur doit adresser sa demande à l’ASP par voie postale, en joignant la demande de prise en charge éditée à partir du portail de l’alternance et signée, une copie du contrat d’apprentissage et la notification de l’enregistrement du contrat d’apprentissage par la chambre consulaire (Cerfa FA13 transmis par la chambre à l’entreprise, sur lequel la présence d’un numéro d’enregistrement permet d’attester une décision favorable d’enregistrement ou tout autre document permettant l’identification de l’entreprise et de l’apprenti et attestant de l’enregistrement). Dans ces cas d’exception, le respect du délai de 6 mois s’apprécie au vu de la date de transmission de la demande imprimée à partir du portail de l’alternance et envoyé par courrier postal à l’ASP (Instr. n° III.1).

Rappelons toutefois que l’arrêté du 7 août 2015 indique que l’employeur effectue sa demande d’aide par voie postale s’il ne peut pas procéder à celle-ci au moyen de la procédure dématérialisée.

Gestion des demandes

L’ASP fournit à l’employeur un identifiant nécessaire à la création de son compte sur le télé-service « SYLAé ». Chaque mois, l’ASP adresse un courriel afin que l’employeur atteste de l’exécution du contrat d’apprentissage. L’employeur doit fournir à l’ASP, via « SYLAé », une attestation à la fin de chaque trimestre pour justifier de la présence de l’apprenti en entreprise ou en établissement de formation. Elle doit être saisie dans les 6 mois suivant l’échéance de chaque trimestre d’exécution ; à défaut l’aide n’est pas versée pour la période considérée (Instr. n° III.1, III.2 et IV.1).

Versement de l’aide

L’aide d’un montant total de 4 400 € est versée pendant les 12 premiers mois d’exécution du contrat d’apprentissage à raison de 1 100 € par trimestre. Si la date retenue pour l’éligibilité à l’aide est celle de la conclusion du contrat, celle de début de versement correspond au premier jour d’exécution du contrat d’apprentissage, en entreprise ou en centre de formation. Par exemple, un contrat conclu le 1^er juin 2015 et qui commence à s’exécuter le 1^er juillet 2015 ouvre doit à l’aide et celle-ci sera versée du 1^er juillet 2015 au 30 juin 2016 (Instr. n° III.3.1).

Si la période d’exécution du contrat d’apprentissage est inférieure à 12 mois, l’aide est attribuée dans la limite de la durée du contrat. En cas d’exécution débutant ou se terminant en cours de mois, l’aide est proratisée sur la base du nombre de jours d’exécution selon la méthode du 30^e (nombre de jours restant dans le mois / 30 X 1 100 euros /3) (Instr. n° III.3.1 et III.3.2).

L’employeur doit reverser l’aide déjà perçue pour les mois d’absence non justifiée et non rémunérés (Instr. n° IV.2).