1. Sans attendre la réforme par voie d’ordonnances, la loi Élan 2018-1021 du 23 novembre 2018 a introduit dans la loi de 1965 plusieurs mesures relatives au fonctionnement des copropriétés : possibilité pour les copropriétaires d’assister aux assemblées générales par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, dématérialisation des échanges au sein de la copropriété avec la création d’un espace en ligne sécurisé notamment. Le décret 2019-650 du 27 juin 2019 précise les conditions d’application de ces mesures, qui sont entrées en vigueur le 29 juin 2019.
Dématérialisation des assemblées générales
2. Afin de lutter contre l’absentéisme au sein des assemblées générales, la loi Élan permet aux copropriétaires d’y assister par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique (Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 17-1 A nouveau).
C’est à l’assemblée générale de décider des moyens et supports techniques permettant la mise en œuvre de cette dématérialisation ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 13-1 nouveau). Ces supports doivent, au moins, transmettre la voix des copropriétaires et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.
La décision est prise sur la base des devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical ; le coût de cette dématérialisation sera à la charge du syndicat.
Le texte ne dit pas à quelle majorité est votée la décision.
Par ailleurs, le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par voie dématérialisée doit en informer le syndic par tout moyen, au plus tard 3 jours francs avant la réunion de l'assemblée générale (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 13-2 nouveau).
La feuille de présence tenue pendant l’assemblée générale est modifiée en conséquence. Elle doit désormais indiquer si le copropriétaire, ou son mandataire s’il est représenté, participe à l’AG par voie dématérialisée. L’émargement requis des copropriétaires présents physiquement n’est pas nécessaire en cas de participation par visioconférence ou audioconférence. La feuille de présence est néanmoins certifiée exacte par le président de séance désigné (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 14 modifié). Les incidents techniques qui ont empêché le copropriétaire qui a eu recours à un moyen dématérialisé de faire connaître son vote doivent être mentionnés dans le procès-verbal (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 17 modifié).
Notons que le décret du 27 juin n’apporte aucune de précisions sur la mise en œuvre du vote par correspondance, introduit par la loi Élan.
Espace en ligne sécurisé
3. Depuis la loi Alur du 24 mars 2014, le syndic doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la copropriété (Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 18, I).
Le décret du 27 juin 2019 en précise les conditions d'accès pour les copropriétaires et les membres du conseil syndical. Cet accès se fait au moyen d’un code personnel de sécurité qui garantit la fiabilité de l'identification des copropriétaires. Les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace sont téléchargeables et imprimables. L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace (dont la liste a été définie par le décret 2019-502 du 23 mai 2019 ; voir BPIM 4/19 inf. XX) sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les 3 mois précédant l'assemblée générale annuelle (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 33-1-1 nouveau).
Les documents devant être joints à l’ordre du jour peuvent, sous réserve de l'accord exprès du copropriétaire, être mis à disposition dans un espace du site dont l'accès est réservé aux copropriétaires. La convocation à l’assemblée générale doit alors préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 64-5 nouveau).
Envoi des appels de fonds, notifications et mises en demeure par mail
4. Depuis le 29 juin 2019, les appels de fonds des dépenses comprises ou pas dans le budget prévisionnel peuvent être faits par voie électronique, sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire. Cette possibilité ne concernait jusqu’à présent que les dépenses du budget prévisionnel (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 35-2 modifié).
Concernant l’envoi des notifications et des mises en demeure par voie électronique, le décret du 27 juin 2019 apporte des précisions sur l’accord préalable du copropriétaire. Celui-ci doit indiquer si son accord porte sur les notifications, sur les mises en demeure ou bien sur les deux. L’accord peut est donné au cours de l’assemblée générale ; il devra dans ce cas être mentionné dans le procès-verbal. Il peut également être adressé au syndic à tout moment et par tout moyen qui lui confère date certaine (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 64-1 modifié). Le retrait de l’accord est opéré dans les mêmes conditions et prend effet le lendemain du 8e jour suivant la réception par le syndic de l’information (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 64-2 modifié).
Information des copropriétaires
5. Le syndic doit désormais indiquer aux copropriétaires, par voie d’affichage, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour. Cette nouvelle mesure, qui vise à renforcer l’information des copropriétaires, devrait permettre aux locataires de transmettre d’éventuelles questions à leur bailleur (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 9 modifié). À noter que l’absence d’affichage ne rend pas la convocation irrégulière.
L’affichage doit être réalisé dans un « délai raisonnable » permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l'ordre du jour. La convocation devant être notifiée par le syndic au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale, le délai raisonnable d’affichage s’ajoute donc à ce délai de 21 jours.
L'affiche doit reproduire les dispositions de l'article 10 du décret 67-223 du 17 mars 1967 relatif, entre autres, aux modalités d’inscription d’une question à l’ordre du jour.
Consultation des pièces justificatives de charges
6. Pendant le délai s’écoulant entre la convocation à l’assemblée générale et la tenue de celle-ci, le copropriétaire peut consulter les pièces justificatives de charges tenues à sa disposition par le syndic. Il peut se faire assister par un membre du conseil syndical et, depuis le 29 juin 2019 par son locataire, qu’il peut également autoriser à consulter les pièces justificatives de charges récupérables à sa place (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 9-1 modifié). Cette mesure devrait faciliter les rapports entre bailleur et locataire au moment de la régularisation des charges locatives.
Il est par ailleurs précisé que le syndic pourra désormais produire des copies et non plus uniquement des originaux.
Pouvoir en blanc
7. La loi Élan a interdit au syndic de conserver ou de distribuer, lorsqu’il en reçoit, les mandats avec délégation de vote sans indication du mandataire. Le décret 27 juin 2019 précise qu’il doit les remettre en début de réunion au président du conseil syndical qui doit désigner un mandataire pour exercer cette délégation. En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet le mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale. Le procès-verbal doit préciser à qui le mandat a été remis (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 15-1 nouveau et 17 modifié).
Défaut d’habilitation du syndic à agir en justice
8. Le décret du 27 juin 2019 réserve désormais la possibilité de soulever en justice l’absence d’habilitation du syndic aux seuls copropriétaires (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 55 modifié).
Le décret ajoute également à la liste des actions qui ne nécessite pas l’autorisation de l’assemblée générale « l'opposition aux travaux » permettant la recharge normale des véhicules électriques ou hybrides rechargeables avec un système de mesure permettant une facturation individuelle des consommations (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 55 modifié).
Accès des huissiers de justice aux parties communes d’un immeuble d’habitation
9. Le syndicat des copropriétaires représenté par le syndic doit permettre, comme tout propriétaire, aux huissiers de justice d’accéder, pour l’accomplissement de leurs missions de signification ou d’exécution, aux parties communes des immeubles d’habitation (CCH art. L 111-6-6).
Lorsque celles-ci ne sont pas accessibles librement depuis la voie publique, l'huissier de justice (ou le clerc assermenté), adresse, par tout moyen, une demande d'accès à celles-ci au propriétaire ou, en cas de copropriété, au syndic représentant le syndicat des copropriétaires concerné en justifiant de son identité, de sa qualité professionnelle ainsi que de la mission de signification ou d'exécution qui lui a été confiée (CCH art. R 111-17-1 nouveau).
Dans un délai maximal de 5 jours ouvrables à compter de la réception de la demande, le propriétaire ou, en cas de copropriété le syndic, lui remet un moyen matériel d'accès aux parties communes ou lui adresse les codes lui permettant d'y accéder pour qu’il puisse accomplir sa mission de signification ou d'exécution (CCH art. R 111-17-2 nouveau). Après l’accomplissement de cette mission, l'huissier de justice (ou le clerc assermenté) restitue le moyen matériel d’accès qui lui a été confié sans délai et contre récépissé, au propriétaire ou, en cas de copropriété, au syndic (CCH art. R 111-17-2 nouveau).
Pour plus d'information sur le Bulletin Pratique immobilier
