L’accueil du stagiaire
Un vrai stage. Le stagiaire n’occupe pas un poste de votre entreprise : le stage s’insère dans son cursus pédagogique, attesté par une convention de stage.
Attention! À cet égard :
- le stage ne peut dépasser 6 mois dans l’année universitaire ;
- la succession de stagiaires sur un même poste nécessite un délai d’1/3 du stage précédent ;
- le nombre maximal de stagiaires sur une semaine ne peut dépasser 15 % de l’effectif si vous êtes 20 et plus, et sinon 3 stagiaires, le nombre de stagiaires s’appréciant tous établissements confondus (rép. : AN 09.01.2018 n° 3043) .
Avec un statut légal. Vous devez faire respecter au stagiaire les durées maximales quotidienne et hebdomadaire, les repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés dans l’entreprise et les règles liées à la présence de nuit. Il a aussi droit :
- aux congés et autorisations d’absence d’une durée équivalente à ceux des salariés pour grossesse, paternité ou adoption (C. éduc. art. L 124-13) ;
- à la cantine ou aux titres-restaurant ;
- à la prise en charge des frais de transport domicile-travail (C. éduc. art. L 124-13) ;
- aux prestations servies par le comité d’entreprise (circ. Acoss 02.07.2015).
Attention ! Il faut inscrire le stagiaire dans une partie spécifique de votre registre du personnel et établir, par tous moyens, un décompte de sa durée de présence.
Et conventionnel. Pour les stages de plus de 2 mois, la convention de stage doit fixer de nombreux points, notamment la possibilité de congés et d’autorisations d’absence pendant le stage (C. éduc. art. L 124-13) , et surtout le montant de la gratification et sa réévaluation si le PSS horaire est revalorisé.
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Devez-vous payer le stagiaire ?
Selon la durée du stage. Ce n’est pas la durée du stage « sur papier » qui est retenue, vous devez au contraire prendre en compte le temps de présence effective du stagiaire (C. éduc. art. D 124-6) :
- une période de 7 h, consécutives ou non = 1 j. ;
- une période de 22 j., consécutifs ou non = 1 mois.
Attention ! Les jours de congés et d’autorisations d’absence pour grossesse, paternité ou adoption, et ceux prévus par la convention sont du temps de présence pour la durée du stage (circ. Acoss 02.07.2015) .
Obligation. Une gratification est obligatoire pour tout stage, même discontinu, dépassant 2 mois. Ainsi, le stagiaire a droit à une gratification dès qu’il effectue plus de 308 h. Elle doit être payée chaque mois.
Conseil. Si l’on s’en tient à la lettre du texte, un stage de 308 h ne donne pas lieu à gratification obligatoire. En pratique, il paraît difficile de ne pas la verser...
Incidence sur la convention. Lorsque vous signez la convention, si la durée de stage prévue dépasse 308 h, il faut prévoir la gratification dans la convention. Si le stage est moins long, la gratification est facultative.
Conseil. Si vous prévoyez dans la convention une gratification alors qu’elle n’est pas obligatoire, il faudra la payer chaque mois, alors que si elle n’est pas dans la convention, vous pourrez décider de la verser à la fin.
Calcul de la gratification
Le montant horaire minimum. Il est de 15 % du plafond SS horaire, soit 25 x 15 % = 3,75 €/h. Le PSS est celui en vigueur à la signature de la convention. Pour autant, selon le ministère du Travail, sa réévaluation en cas d’augmentation du PSS est applicable et doit être prévue dans la convention de stage.
En pratique. Vérifiez si votre CC ne fixe pas un montant supérieur. Vous pouvez aussi décider d’un montant supérieur dans la convention, mais ce ne sera pas neutre sur les cotisations. De même, d’autres absences peuvent y être prévues comme rémunérées.
Les heures payées. Les textes prévoient que la gratification n’est pas liée au nombre de jours ouvrés du mois (C. éduc. art. L 124-6) , mais l’administration indique au contraire que ce sont les heures de stage effectuées ainsi que les heures d’absence liées à la maternité, paternité et adoption qui sont rémunérées, donc avec un calcul au réel...
Conseil. Les autres absences ou congés prévus dans la convention ne sont pas obligatoirement rémunérés, c’est à décider dans la convention, en respectant votre CC le cas échéant.
Mais avec un lissage possible. Vous pouvez, si vous préférez, calculer le nombre total d’heures qui seront rémunérées au cours du stage et les lisser sur tout le stage. Il faudra bien sûr régulariser si le stagiaire a été absent sans maintien de rémunération.
Exemple :
Exemple 1.
Stage du 01.06.2018 au 31.08.2018, 7 h/jour. Calcul au réel des heures effectuées :
Si le stagiaire est absent 2 j. en juillet, vous enlevez 14 h x 3,75 = 52,50 sur ce même mois.
- juin : 21 j., soit 147 h × 3,75 = 551,25 € ;
- juillet : 22 j., soit 154 h × 3,75 = 577,50 € ;
- août : 23 j. (dont le 15 chômé), soit 161 h × 3,75 = 603,75 €. Le total est de 1 732,50 € pour 462 h, répartis sur 3 mois = 577,50/mois pour 154 h.
Conseil. Un simulateur de calcul de la gratification est proposé sur https://www.service-public.fr .
Les cotisations et impôts
La franchise. La gratification est versée en franchise de cotisations dans la limite de son montant minimal, c’est-à-dire 15 % du PSS horaire, en principe apprécié à la signature de la convention (CSS art. D 242-2-1) . Il est toutefois réévalué en cas de changement d’année civile, mais jamais arrondi (circ. Acoss 02.07.2015) .
À savoir. L’exonération n’est pas liée au caractère obligatoire de la gratification. Si vous en versez une alors que le stage ne dépasse pas 2 mois, elle est exonérée dans les mêmes conditions.
Application de la franchise. Elle se calcule de la même façon que la gratification : elle est lissée si la gratification est lissée, ou sinon, s’applique au nombre réel d’heures. Quelques éléments à noter :
- en cas d’absence réduisant la gratification, la franchise est réduite du même nombre d’heures ;
- pour qu’une absence ne réduisant pas la gratification donne lieu à franchise, il faut qu’elle soit assimilée à de la présence dans la convention de stage (circ. Acoss 02.07.2015) .
Dépassement de la franchise. Si la gratification est plus élevée que le minimum, le surplus est :
- soumis aux cotisations SS, à la Csg/Crds, contribution solidarité autonomie, Fnal, transport ; le taux réduit AF et la réduction Fillon ne s’appliquent pas ;
- non soumis aux cotisations de retraite complémentaire, aux contributions à l’assurance chômage et au dialogue social.
À savoir. La gratification est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du Smic annuel, non réduit au prorata du temps de stage.
Gérer la cantine/titres-restaurant
Un droit. Le stagiaire y a droit comme les salariés, donc en principe avec une participation de sa part :
- cantine : il paie une part de son repas lorsqu’il va à la cantine, comme les salariés, et ce, en principe, qu’il perçoive ou non une gratification ;
- titre-restaurant : il doit en principe verser sa part, qui sera retenue sur sa gratification.
Cotisations. L’exonération de la part patronale joue pour les stagiaires, si les conditions générales d’exonération sont remplies :
- cantine : participation salariale d’au moins 1/2 AN soit par repas 2,40 € en 2018 ;
- titres-restaurant : part patronale entre 50 et 60 % du titre, lui-même limité (de 9,05 à 10,86 €).
Et s’il n’est pas rémunéré ? À notre avis, en principe, il doit quand même payer sa part. Mais vous pouvez choisir de l’en dispenser, sans que cette prise en charge soit soumise à cotisations, si elle ne dépasse pas le montant mensuel de franchise des stagiaires.
Exemple :
Exemple 2.
Stage du 04 au 30.06.2018, soit 20 jours ouvrés. La franchise est de 20 j. x 7 h = 140 h x 3,75 = 525 €. Les TR sont à 9 €, avec une part salariale habituelle de 3,60, soit 3,60 x 20 = 72 €, inférieurs à 525, et donc totalement exonérés.
Les frais de transport
Domicile/travail. Vous devez leur rembourser, comme aux salariés, 50 % de leur abonnement de transport, qu’une gratification soit versée ou non.
Attention ! Ce remboursement ne s’impute pas sur la gratification. Contrairement à la part salariale du repas qui reste à la charge du stagiaire, votre remboursement de frais doit s’y ajouter.
Autres remboursements. Les frais que le stagiaire a engagés pour son stage doivent lui être remboursés. Ils sont exonérés de cotisations, même si la franchise est déjà atteinte par la gratification.
La DSN
En principe vous n’avez pas à y déclarer le stagiaire si aucune somme n’est soumise à cotisations. Dans le cas contraire, des modalités spécifiques s’appliquent et sont détaillées sur DSN info, fiches 296 et 1332. Dès l’automne, vous pourrez tester les règles prévues pour le PAS : la gratification < au Smic annuel ne sera pas soumise au PAS, mais figurera dans une rubrique « rémunération nette fiscale potentielle » (S21.G00.50.005).
Fabienne MILLE
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