Les documents numérisés
Rappels. Depuis le 1er janvier 2019, les documents ou pièces justificatives nécessaires au calcul de l’assiette ou au contrôle des cotisations doivent être conservés au moins 6 ans à partir de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus (CSS art. L 243-16) . Cette conservation peut se faire sur support informatique, avec des modalités fixées depuis le 01.07.2019 (arrêté du 23.05.2019, JO du 29.05) .
Modalités. L’archivage numérique peut être fait par le cotisant ou un tiers mandaté. Les garanties sont celles fixées pour les factures en matière fiscale, à savoir (LPF art. A 102 B-2 l) : les conditions du transfert sur support informatique doivent garantir leur reproduction à l’identique, avec compression de fichiers sans perte, et interdiction de traitements sur l’image.
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Format. Les documents peuvent être archivés en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), chaque fichier devant être horodaté au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, et assortis soit :
- d’un cachet serveur ou d’une signature électronique fondés sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 1 étoile ;
- d’une empreinte numérique ;
- de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Sanctions. Si la présentation d’une pièce justificative ou d’un document numérisé ne répond pas à ces conditions, vous devrez alors présenter l’original sous format papier. Attention, à défaut, cette situation sera assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.
Quel droit à l’erreur ?
Rappels. Depuis la loi sur le droit à l’erreur, une personne ou une entreprise qui commet une erreur pour la 1e fois, de bonne foi, ne sera pas sanctionnée pour cette erreur si elle régularise la situation d’elle-même ou après une demande de l’Urssaf.
Attention ! Comme nous vous l’avions indiqué, la majorité des opérations relatives aux déclarations sociales et aux cotisations n’entrent pas dans le champ de ce dispositif, car elles font déjà l’objet de dispositifs spécifiques de régularisation (ACP 8/19 « Le nouveau droit à l’erreur est-il applicable en paie ? ») .
Le nouveau site « Oups ». Les pouvoirs publics ont mis en place un site permettant de recenser les principales erreurs ( https://oups.gouv.fr/ ). Malheureusement, il ne s’agit pas de la liste des erreurs bénéficiant du droit à l’erreur, mais seulement du récapitulatif des principales erreurs commises et des moyens de les éviter, sans apports vraiment notables pour les employeurs.
Les mesures les plus efficaces. À cet égard, ce sont donc plutôt les autres mesures récemment instaurées par l’Urssaf qui pourront vous être utiles :
- la médiation, qui vous permet de faire préciser certains éléments (ACP 6/19 « La médiation Urssaf devient effective ce mois de juin ») ;
- le rescrit, vous permettant de demander à l’Urssaf une décision explicite sur un point précis ;
- le droit de bénéficier d’un contrôle sur demande, afin de déceler des erreurs et surtout d’obtenir une position opposable à l’Urssaf, si bien sûr la situation ultérieurement contrôlée n’a pas changé ;
- la limitation expérimentale de la durée du contrôle : extension de la durée maxi de 3 mois du contrôle Urssaf aux entreprises < 20 salariés, et dans les Haut-de-France et en Auvergne-Rhône-Alpes, limitation à 9 mois des contrôles administratifs pour les entreprises < 250 salariés avec un chiffre d’affaires inférieur ou égal à 50 millions.
Fabienne MILLE
Pour en savoir plus sur ce sujet voir : Alertes & Conseils Paie
