Avez-vous eu un avis de passage ?

Il est obligatoire. Les différentes adaptations de la procédure du contrôle Urssaf n’ont pas modifié l’obligation d’avis de passage au moins 15 jours avant le contrôle, sauf en cas de recherche d’infraction de travail dissimulé (CSS art. R 243-59).

À savoir. L’envoi de l’avis peut se faire par tout moyen pouvant prouver sa date de réception, et non pas uniquement par LR/AR (CSS art. R 243-59-9).

Et en cas de décalage de la date ? Si le contrôleur change le 1^er  rendez-vous, il doit vous en informer officiellement. Plusieurs points sont à noter (Cass. 2^e civ. 15.03.2018 n° 17-13.409) :

- il n’est pas exigé que le même mode d’information soit utilisé (lorsque l’avis initial devait se faire par LR/AR le changement de date pouvait déjà se faire par un autre moyen) ;

- il suffit que l’agent puisse prouver que l’information a bien été reçue par le cotisant.

En pratique. Dans cette affaire, l’avis initial avait été envoyé par LR/AR et le changement de date avait eu lieu par téléphone, confirmé par un message électronique se référant à l’appel téléphonique. Il a été jugé que l’Urssaf avait donc bien informé la société en temps utile du report de la date de la 1^e  visite.

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Y a-t-il eu échantillonnage ?

Rappel. Cette procédure réduit la durée du contrôle en limitant la vérification détaillée à un échantillon représentatif puis en extrapolant les résultats à l’ensemble des salariés concernés. Quel que soit l’effectif de l’entreprise (Cass. 2^e civ. 09.02.2017 n° 16-10.971) , elle comporte des règles strictes : le cotisant doit être informé de la procédure applicable, et il a 15 jours pour s’y opposer. S’il accepte, il est ensuite informé de tous les éléments utilisés, avec un dialogue contradictoire pendant toute la durée de la vérification (CSS art. R 243-59-2).

Conséquence d’une irrégularité. Le non-respect de la procédure n’entraîne la nullité que du chef de redressement visé par l’échantillonnage, mais désormais pour sa totalité, même l’échantillon vérifié (Cass. 2^e civ. 15.03.2018 n° 17-11.891).

À savoir. L’agent avait vérifié les indemnités de grand déplacement de quelques salariés, puis extrapolé aux autres. La nullité du redressement joue donc aussi pour les dossiers vérifiés sur les bases réelles, contrairement à la position antérieure, qui validait la part du chef de redressement calculée sur les dossiers examinés (Cass. 2^e civ. 09.07.2009 n° 08-17.788).

La mention de votre délai de réponse ?

La lettre d’observations doit indiquer votre délai de réponse de 30 jours, sous peine de nullité du contrôle (Charte du cotisant contrôlé) . En revanche, la mention du point de départ de ce délai n’est pas obligatoire (Cass. 2^e civ. 15.03.2018 n° 17-14.748).

(Retrouvez la Charte du cotisant contrôlé, opposable à l’Urssaf, sur abonnes.efl.fr, Alertes & Conseils Paie, Annexes 2018)

Le redressement est-il motivé ?

Pour que le redressement soit valable, les observations doivent être motivées par chef de redressement (fondements de droit et de fait, indication du montant des assiettes, du mode de calcul et du montant des redressements, éventuelles majorations et pénalités).

En pratique. A été jugé suffisant, pour la réduction des cotisations, la reproduction dans la lettre du mode de calcul tel que détaillé dans une circulaire, l’existence d’annexes incluant des comptes qui reprenaient, salarié/salarié et mois/mois, sur 28 colonnes, les bases retenues, le nombre de jours de travail, les heures complémentaires et supplémentaires, le taux appliqué, ainsi que la différence entre la réduction appliquée par le cotisant société et celle calculée par l’Urssaf (Cass. 2^e civ. 15.03.2018 n° 17-14.748) . Bien que rendu selon l’ancien texte applicable (CSS art. R 243-59, III) , cet exemple d’appréciation conserve à notre avis sa valeur.

Fabienne MILLE

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