Par PwC, auteur du Mémento Comptable
Pour en savoir plus sur cette question : voir La Quotidienne du 16 mars 2020 et La Quotidienne du 11 février 2020.
L’employeur est en général subrogé dans les droits du salarié vis-à-vis des organismes sociaux et fait l'avance au salarié des indemnités journalières. En pratique, ce système entraîne pour l'employeur un décalage entre le moment où il fait l'avance des frais et le moment où il les récupère.
Indemnités journalières
Ecriture de paie
À notre avis, dès le mois où le salarié est absent (PCG 82, p. II.39 non repris dans le Recueil des normes de l’ANC), une créance envers les organismes sociaux est constatée, au titre des indemnités avancées au salarié (PCG art. 944-43) :
- au débit du compte 4387 « Organismes sociaux - Produits à recevoir »,
- par le crédit du compte 641 « Rémunérations du personnel ».
Lors du remboursement des indemnités, le compte 4387 est crédité par le débit d'un compte de trésorerie.
Clôture de l’exercice
S'il subsiste à la clôture des indemnités journalières avancées aux salariés et non encore perçues des organismes sociaux, aucune régularisation n'est à effectuer car les décalages ont déjà été neutralisés lors des écritures de paie.
Cotisations sociales
Ecriture de paie
Il ne nous paraît pas utile de régulariser lors de chaque paie l'avance de cotisations sociales sur les indemnités journalières. En effet, celles-ci ne donneront pas lieu à indemnisation mais se trouveront régularisées par la minoration des charges sociales lors du paiement des indemnités journalières (qui en sont exonérées sauf en ce qui concerne la CSG et la CRDS, voir Mémento Social n° 25125).
Clôture de l’exercice
Il nous semble souhaitable, en application du principe d'indépendance des exercices, d'opérer une régularisation des charges à récupérer, dans la mesure où les sommes concernées sont significatives. Une charge est ainsi à constater, au titre du montant des cotisations sociales à régulariser :
- au débit du compte 486 « Charges constatées d'avance »,
- par le crédit des comptes de charges concernés.
Cette écriture est à extourner, soit à l'ouverture de l'exercice suivant, soit lors du versement des indemnités journalières.
Une évaluation de cette charge constatée d’avance peut, à notre avis, être aisément faite en appliquant un pourcentage estimé de charges patronales au montant des indemnités journalières figurant à la clôture au compte 4387.
Attention ! En pratique, le bénéfice de l'exonération de cotisations sur les indemnités journalières peut être en partie annulé si le maintien du salaire a eu pour effet de réduire le plafond annuel des cotisations de sécurité sociale. Dans ce cas, en effet, un complément de cotisations est exigé lors des opérations de régularisation des cotisations plafonnées (voir Mémento Social n° 23370).
Pour en savoir plus : voir Mémento Comptable n° 16895
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