L’ordonnance 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d'urgence relatives aux instances représentatives du personnel a prévu que :
- pendant la période de l'état d'urgence sanitaire, les réunions des instances représentatives du personnel (IRP) régies par le Code du travail, au premier rang desquelles le CSE et le CSE central d'entreprise, peuvent se tenir en conférence téléphonique ou par messagerie instantanée, afin d'assurer la continuité de ces instances pendant cette période ;
- un décret fixe les conditions dans lesquelles se tiennent les réunions selon ces modalités exceptionnelles et dérogatoires.
Pour plus de détails sur ces mesures, voir La Quotidienne du 10 avril 2020.
Le décret en cause est paru au Journal officiel du 11 avril, permettant l’entrée en vigueur des deux dispositifs le 12 avril.
A noter : Ainsi que le rappelle l'article 3 du décret, ses dispositions ne sont applicables qu'aux réunions convoquées pendant la période de l'état d'urgence sanitaire.
Les modalités des réunions en visioconférence transposées aux réunions en conférence téléphonique...
Garanties accordées aux représentants du personnel
Lorsque la réunion de l’IRP est tenue en conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance (Décret art. 1er, I, al. 1).
A noter : Ces dispositions sont quasi identiques à celles applicables aux réunions en visioconférence, prévues à l'article D 2315-1, alinéas 1 et 2 du Code du travail.
Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote est le même que celui qui doit être mis en œuvre en cas d’organisation des réunions du CSE en visioconférence (prévues à l’article D 2315-1, alinéa 3 du Code du travail) : il doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique (ce qui, à notre sens, sera forcément le cas pour les réunions en conférence téléphonique), le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (Décret art. 1er, I, al. 2).
Convocation aux réunions et déroulement de celles-ci
Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance (Décret art. 1er, II).
Les étapes de la réunion sont les mêmes que celles des réunions organisées en visioconférence, prévues à l’article D 2315-2 du Code du travail (Décret art. 1er, II) :
- L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions décrites ci-dessus ;
- Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité .
...et adaptées aux réunions par messagerie instantanée
Garanties accordées aux représentants du personnel
Lorsque la réunion de l'instance représentative du personnel est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance (Décret art. 2, I, al. 1).
Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit répondre aux conditions visées ci-dessus mêmes conditions que celles fixées pour les réunions tenues en conférence téléphonique (Décret art. 2, I, al. 2).
A noter : Rappelons que le recours à la messagerie instantanée n’est possible que si l’employeur ne peut mettre en œuvre ni visioconférence ni conférence téléphonique.
Convocation aux réunions et déroulement de celles-ci
Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l'heure de son début ainsi que la date et l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance (Décret art. 2, II).
La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes (Décret art. 2, II) :
- L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions décrites ci-dessus ;
- Les débats sont clos par un message du président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
- Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance ;
- Au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président de l'instance en adresse les résultats à l'ensemble de ses membres.
Pascale PEREZ DE ARCE
Pour en savoir plus sur les modalités de réunions du CSE : voir Mémento CSE et autres représentants du personnel nos 330 s.
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