Choisir le remplaçant

Profil identique. Si vous choisissez un salarié de qualification et d’expérience similaires, et qu’il occupe exactement le même poste, vous devrez lui verser une rémunération équivalente (sauf ancienneté).

Remplacement partiel. Vous pouvez prévoir, selon les nécessités de l’entreprise, que le remplaçant n’accomplit pas toutes les tâches à la charge du titulaire habituel du poste. Vous pouvez alors prévoir une rémunération moindre.

Embauche d’un jeune en vacances. Vous pouvez aussi embaucher un jeune pendant ses vacances scolaires ou universitaires. Il n’aura pas le même profil que le titulaire du poste, et sa rémunération pourra être inférieure. Par ailleurs, vous n’aurez pas à lui verser d’indemnité de fin de contrat.

Attention : vérifiez qu’il ne vient pas de terminer sa dernière année d’étude : dans ce cas, en effet, il n’est plus « en vacances », et vous devrez verser l’indemnité de fin de contrat.

La rémunération

Comment la fixer ? Une fois déterminées les tâches exactes du CDD, sachez que sa rémunération ne peut pas être inférieure à celle d’un CDI de qualification équivalente, avec des fonctions identiques. Contrôlez donc bien ce point. Par ailleurs elle doit comporter les mêmes éléments que celle d’un CDI : primes éventuelles, mensuelles (sujétions, etc.), ou annuelles lorsqu’elles sont dues même en cas de départ en cours d’année.

A savoir : Si la rémunération est versée sur 13 mois dans l’entreprise, vous devez verser le 13 ^e  mois au prorata du temps de présence du CDD. En revanche, s’il s’agit d’une prime de fin d’année uniquement versée aux salariés présents en fin d’année, vous n’avez pas à la verser au prorata. Vérifiez bien votre CC ou accord.

Elle est mensualisée. Comme pour les autres salariés, vous devez mensualiser la rémunération et elle fait l’objet d’un bulletin de paie chaque mois.

Rédiger le contrat

Le CDD est obligatoirement écrit, remis au salarié dans les 2 jours de l’embauche, et précise :

- son motif, à savoir ici le remplacement, avec les nom et qualification de la personne remplacée ;

- sa durée : vous indiquez la durée prévue des congés de la personne remplacée, et l’éventuelle période d’essai ;

- le poste occupé : précisez ici s’il s’agit d’un remplacement partiel, lorsque la rémunération n’est pas identique à celle du titulaire ;

- le salaire, y compris les primes et accessoires ;

- la CC applicable et les coordonnées des caisses de retraite et prévoyance complémentaires.

Vous pouvez prévoir une période d’essai, mais elle ne peut pas dépasser 1 jour/semaine de contrat, et elle est limitée à 2 semaines pour un contrat allant jusqu’à 6 mois. Vous trouverez un modèle de contrat sur abonnes.efl.fr, Alertes & Conseils Paie, Annexes 2016.

Les cotisations

Régime classique. Le CDD de remplacement donne lieu aux cotisations habituelles. Actuellement, le taux patronal majoré d’assurance chômage ne joue que pour les CDD d’usage, ou pour accroissement d’activité.

Pensez aux frais de santé ! Depuis le 01.01.2016, la mutuelle est devenue obligatoire. Les CDD de remplacement d’été étant souvent courts, vous devez vérifier la situation du salarié à cet égard.

En pratique : tout d’abord, vérifiez dans votre CC ou accord combien de temps sont couverts les CDD (la durée de couverture peut en effet être > à celle du CDD). Si elle est < 3 mois, et le CDD aussi, vous devrez verser le versement santé si le salarié se dispense de la mutuelle, et s’il est couvert par ailleurs. Si la couverture ou le CDD est d’au moins 3 mois, vous ne lui devez le versement santé que si votre accord le prévoit.

Le plafond. Le PMSS est proratisé pour les CDD < 1 mois, ou débutant ou se terminant en cours de mois. La périodicité de la paie étant mensuelle, le plafond est proratisé en 1/30^e (voir notre exemple ci-après).

Les exonérations. Comme pour tous les salariés, vous pouvez appliquer la réduction Fillon si le salaire ne dépasse pas 1,6 Smic et le taux AF réduit s’il ne dépasse pas 3,5 Smic. En cas de mois incomplet, le Smic à retenir est proratisé en fonction de la rémunération versée, et de celle qui aurait été versée pour 1 mois complet, sans tenir compte, dans ces 2 éléments, ni de l’indemnité compensatrice de CP, ni de fin de contrat.

Conseil : n’oubliez pas ces exonérations, alors même que le titulaire, peut-être mieux rémunéré, n’y donnait pas droit !

La fin du contrat

Indemnité de congés. Vous devez verser au salarié une indemnité compensatrice de 1/10^e de la rémunération versée, même pour 1 CDD de moins d’1 mois. Si les CP conventionnels sont plus longs, il faut en tenir compte.

Conseil : les CDD d’été prennent rarement des congés payés. Si 1 ou plusieurs jours ont exceptionnellement été pris, pensez à déduire la rémunération correspondante de l’indemnité !

Indemnité de fin de contrat. Sauf jeune embauché pendant ses vacances, vous devez une indemnité de 10 % de la rémunération. Elle se calcule avant l’indemnité compensatrice de CP puisque cette dernière l’intègre.

Conseil : l’indemnité peut être réduite à 6 % si la CC ou un accord prévoit une contrepartie en formation : développement des compétences, bilan de compétences, etc. La proposition de formation doit alors être effective, sous peine de devoir l’indemnité à 10 % (Cass. soc. 03.07.2012 n° 11-16.269).

Retrouvez un simulateur de calcul de l’indemnité de fin de contrat sur abonnes.efl.fr, Alertes & Conseils Paie, Annexes 2016.

Exemple

CDD du 4 au 22.07.2016, payé au Smic, pour 35 h du lundi au vendredi. CP annuels : 32 jours ouvrables.

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