Une loi et des décrets récents relatifs à la « gestion de la sortie de crise sanitaire » prescrivent de nouvelles mesures ayant une incidence sur la consultation des associés de société commerciale ou civile. Ces mesures offrent le choix aux sociétés de réunir physiquement les associés en assemblée ou de continuer à les consulter à huis clos ou à distance, si les conditions sont réunies, jusqu'au 30 septembre 2021. Nous présentons ci-dessous les mesures concernant la réunion physique des associés. Retrouvez les règles relatives aux assemblées générales à huis clos, que les derniers textes ne modifient pas, dans le supplément au BRDA 5/21.
Le décret prescrivant les mesures générales nécessaires à la gestion de la sortie de crise sanitaire, entré en vigueur le 3 juin 2021, autorise les événements accueillant du public assis dans la limite de 5 000 personnes, organisés dans un lieu ouvert au public (Décret 2021-699 art. 3, III-8°, modifié par décret 2021-724 du 7-6-2021). Une distance minimale d’un siège doit alors être laissée entre les sièges occupés par chaque personne (ou chaque groupe jusqu'à dix personnes venant ensemble : cas, par exemple, de journalistes ou d'analystes financiers). Il est en outre nécessaire, bien entendu, de respecter les mesures d'hygiène et de distanciation sociale, lesquelles continuent à devoir être observées « en tout lieu et en toute circonstance » (Décret art. 1, I et art. 3, I).
Le décret autorise par ailleurs, les établissements recevant du public (ERP ; notamment, salles de réunion ou de conférence, ou encore administration, banque ou bureaux) à accueillir du public, dans des conditions permettant le respect des mesures d'hygiène et de distanciation sociale, pour « les réunions des personnes morales ayant un caractère obligatoire » (art. 28).
Le précédent décret du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures destinées à faire face à l'épidémie, désormais abrogé (art. 50, IV), prévoyait déjà la même autorisation sans préciser toutefois ce qu'il fallait entendre par « réunions ayant un caractère obligatoire ». Le nouveau décret sur la gestion de la sortie de crise n'apporte pas plus de précisions sur le sujet. Comme auparavant (BRDA 8/21 inf. 25), nous pensons que cette formule vise les assemblées dont la tenue est rendue obligatoire par un texte législatif ou réglementaire, ce qui est le cas de l’assemblée ordinaire annuelle d'approbation des comptes des sociétés commerciales (notamment, C. com. art. L 223-26 pour les SARL, art. L 225-100 pour les sociétés anonymes et art. L 227-9 pour les sociétés par actions simplifiées).
Lorsque la société réunit les associés dans une salle de conférence, de projection, de réunion, voire de spectacles, c’est-à-dire dans un ERP de « type L » (ce qui n’était pas permis auparavant : voir BRDA 8/21 inf. 25), l'accueil du public doit respecter, outre les mesures « barrières », les conditions cumulatives suivantes (Décret 2021-699 art. 45, II modifié par décret 2021-724 du 7-6-2021) :
le nombre de personnes accueillies ne peut ni excéder 65 % de la capacité d'accueil de l'établissement ni 5 000 personnes par salle ;
chaque personne accueillie doit avoir une place assise ;
une distance minimale d'un siège doit être laissée entre les sièges occupés par chaque personne ou chaque groupe jusqu'à dix personnes venant ensemble ;
l'accès à des espaces permettant des regroupements (par exemple, devant un distributeur de boissons) est interdit, sauf s'ils sont aménagés de manière à garantir le respect des mesures d'hygiène et de distanciation sociale.
Les préfets de département pourront toutefois interdire ou restreindre tout rassemblement ou réunion dans un lieu ouvert au public ou fermer provisoirement une ou plusieurs catégories d’ERP ainsi que des lieux de réunions, ou y réglementer l’accueil du public lorsque les circonstances locales l’exigent (Décret art. 3, IV et 29, al. 2). Il convient donc de vérifier l’existence de telles mesures.
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