« Le zéro papier, c’est aucun papier entrant, circulant ou sortant », plaide Alain Bensoussan, avocat spécialisé en droit des nouvelles technologies et conseiller scientifique de la 2e édition de Technolex qui s’est déroulée le 29 novembre 2017 à Paris. Et c’est possible ! « Le zéro papier ou paperless devient une réalité, constate Pierre Fuzeau directeur au sein du Groupe Serda-Archimag, co-organisateur et animateur d'une conférence consacrée à ce thème. C’est un enjeu majeur, voire un devoir puisque les administrations elles-mêmes engagent les usagers dans un processus de dématérialisation ».
Pour Polyanna Bigle, avocate chez Lexing Alain Bensoussan, « d’un point de vue concurrentiel, il faut y aller ! Il est temps de passer à la transformation numérique, c'est un atout. » Le droit permet-il véritablement de mettre en œuvre le zéro papier ? « Oui, affirme-t-elle. Le droit permet d’envisager sereinement n’importe quel projet de dématérialisation. Les juristes sont très angoissés face à la transformation numérique ou à la suppression du papier. Qu’ils se rassurent, tout peut être dématérialisé sans blocage juridique. » L’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique sont incontestables. « Les aspects de sécurité concernant la protection des données, l’authentification des personnes qui accèdent aux documents et données, la constitution et la gestion des preuves seront sensibles, ce dernier point étant le plus complexe, alerte l’avocate. L’accompagnement au changement est une exigence qui permet aux utilisateurs, collaborateurs ou clients, d’adhérer au projet. »
Ergonomie et flexibilité, vers de nouvelles conditions de travail
Du côté des entreprises, « la dématérialisation commence par l’ergonomie du poste du travail », souligne Pierre Fuzeau. Un écran 19 ou 20 pouces n’est plus suffisant pour travailler. Il faut un double écran pour consulter les dossiers, chacun ayant en permanence plusieurs fenêtres ouvertes simultanément. Or, face à un écran de 32 pouces, l’utilisateur doit reculer son siège et s’éloigne ainsi du clavier. « Il faut rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles et dynamiques », observe-t-il. Des questions d’aménagement des espaces apparaissent. A l’heure du « flex office », avec des espaces dédiés au travail, aux conversations téléphoniques... il faut des ordinateurs portables ou des postes à disposition pour favoriser la mobilité et l’accès à l'information. « Les outils, la technologie et le droit sont réunis pour lancer la dématérialisation. Et le papier dans tout ça ? interroge-t-il. Il y en aura toujours, mais de moins en moins et en tout cas de façon résiduelle. »
Autres points clés, la mise en œuvre d’outils d’intelligence documentaire de plus en plus élaborés (lecture, reconnaissance optique, interprétation et transmission automatique de documents) avec des ressources informatiques adaptées et l’encadrement des collaborateurs. « La dématérialisation est compliquée à mettre en œuvre et nécessite une vraie gouvernance, poursuit Pierre Fuzeau. Surtout, il faut accompagner les managers. Ils devront apprendre à faire confiance et à laisser faire ».
Alexandra DESCHAMPS
