Depuis le 1er janvier 2014, le contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit, en cas de vérification de comptabilité, la présenter à l’administration fiscale sous forme de fichiers dématérialisés (LPF art. L 47 A). Cette obligation s’impose à l’ensemble des contribuables soumis à l'obligation de tenir et de présenter des documents comptables.
Reprenant dans sa doctrine les tolérances initialement publiées sur le site impots.gouv.fr, l’administration indique que les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques sont dispensées de fournir un fichier des écritures comptables (FEC).
Les autres SCI (celles soumises aux impôts commerciaux ou celles non-soumises aux impôts commerciaux mais qui ont des associés, personnes morales, soumis à l’IS ou à l’IR) sont, en revanche, tenues de fournir un tel fichier. De même, les SCI astreintes à des obligations commerciales en application des articles L 612-1 et R 612-1 du Code de commerce doivent également présenter un FEC, quel que soit leur régime d’imposition.
Les micro-entrepreneurs (exemple : auto-entrepreneurs) sont dispensés de fournir un FEC lorsqu'ils tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.
Concernant la nature du FEC, l’administration précise que lorsque les contribuables imposables à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des micro-BIC et micro-BNC tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et confient la tenue de leur comptabilité à un tiers, ce dernier peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation au moins mensuelle, et non trimestrielle, des totaux de ces opérations. Il est donc toléré, sous conditions, que le FEC ne comporte pas le détail des écritures comptables des recettes (BOI-CF-IOR-60-40-20 n° 63).
A noter : dans ce cas, pour permettre à l’administration fiscale de contrôler que la comptabilité est régulière, sincère et appuyée des pièces justifiant les éléments déclarés, le contribuable doit également présenter, quelle qu’en soit la forme, papier ou tableur, le détail de ses recettes, ainsi que les pièces justificatives y afférentes, notamment les rouleaux de caisse enregistreuse.
Elle rappelle que lorsqu’un contribuable, quel que soit son régime d’imposition, enregistre, pour partie, ses écritures comptables dans un logiciel comptable et transfère ses données à un tiers pour que ce dernier tienne sa comptabilité de manière dématérialisée, le fichier des écritures comptables doit comprendre le détail des écritures comptables hors écritures de centralisation.
Enfin, concernant la date de comptabilisation de l’écriture comptable, l’administration rappelle qu’il s’agit de celle où l’événement doit prendre date dans la comptabilité (par exemple, la date de règlement effectif), qui correspond à la date de saisie lorsque cet enregistrement est effectué le même jour que celui de l’événement qu’elle constate. Cette date peut, dans certains cas, correspondre également à celle de la pièce justificative (règlement au comptant d’une facture d’achat du même jour par exemple).
Lorsqu’il existe un décalage dans le temps entre la date de l’événement comptable et sa saisie en comptabilité, l’administration précise qu’il convient de retenir comme date de comptabilisation la date de l’événement comptable ou, à défaut, la date de la pièce justificative ou la date du dernier jour du mois en cas de centralisation mensuelle des écritures. Si le logiciel comptable ne dispose pas d’un mode brouillard, la date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date de validation de l’écriture.
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