Moment de la remise du fichier des écritures comptables dans le cadre d’un contrôle de comptabilité informatisée :
Lors d’un contrôle de comptabilité tenue sur support informatique, la remise du fichier des écritures comptables (ou FEC) est obligatoire lors de la première intervention sur place du vérificateur. Cette remise est codifiée à l’article L47 A du Livre des procédures fiscales qui prévoit : « Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable qui fait l'objet d'une vérification de comptabilité satisfait à l'obligation de représentation des documents comptables mentionnés au premier alinéa de l'article 54 du Code général des impôts en remettant au début des opérations de contrôle, sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté du ministre chargé du budget, une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles 420-1 et suivants du plan comptable général ». Selon le 2ème alinéa de cet article, cette obligation est également applicable pour les contribuables étrangers tenus de présenter des documents comptables, en particulier les contribuables étrangers qui déduisent en France de la TVA.
Durcissement de la position de l’administration fiscale en matière de FEC :
Alors que l’administration était relativement bienveillante il y a quelques années, elle est désormais beaucoup moins accommodante avec les contribuables en matière de FEC.
Ainsi, il y a quelques années, l’administration pouvait accorder des délais de plusieurs mois à des contribuables ne remettant pas un FEC conforme au début du contrôle. Désormais, elle accorde de moins en moins de reports de date de la première intervention sur place pour cause de FEC « en préparation », et la remise d’un FEC non conforme conduit parfois à l’application directe d’amende.
Intérêt de la validation lors de la période fiscale du fichier des écritures comptables :
Pour éviter le désagrément du stress lié à la venue du vérificateur et donc d’éventuelles amendes, la nécessité de valider le FEC en amont du contrôle fiscal s’impose de plus en plus, et ce idéalement lors du processus de clôture des comptes.
Cette nécessité de vérifier le fichier en dehors de tout contrôle fiscal est d’autant plus importante que le FEC constitue pour le vérificateur, lors du contrôle de comptabilité, la première vision de la comptabilité de l’entreprise, les anomalies identifiées sur le FEC par le vérificateur servant à orienter, au moins partiellement, la suite du contrôle fiscal.
Afin de vérifier votre fichier des écritures comptables, vous pouvez vous appuyer sur des outils adaptés, comme FEC-Expert.
L’intérêt d’utiliser ce type d’outil, c’est le fait de pouvoir valider, en plus du format, l’absence de certaines anomalies comptables et fiscales. Si une anomalie était détectée et la clôture des comptes pas encore intervenue, il serait toujours possible de passer des écritures correctrices dès lors que cela se justifie. Si la clôture des comptes était déjà intervenue sur l’exercice dont le FEC est audité, il resterait possible dans la plupart des cas de déposer une liasse fiscale rectificative, sous la supervision du conseil de l’entreprise en la matière.
