Le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale (Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 18, I dans sa rédaction issue de la loi Élan 2018-1021 du 23-11-2018). Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
Ainsi, le syndic doit mettre à la disposition de l’ensemble des copropriétaires les documents suivants :
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
- la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
- le carnet d'entretien de l'immeuble ;
- les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
- les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
- l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
- les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
- les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
- le contrat de syndic en cours.
Les documents portant sur le lot d'un copropriétaire sont mis à sa seule disposition par le syndic dans l'espace en ligne sécurisé. Il s’agit :
- du compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
- du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
- lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
- des avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
Seuls les membres du conseil syndical peuvent avoir accès :
- aux balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
- le cas échéant, aux relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
- aux assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
- à la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l'article 32 du décret du 17 mars 1967 ;
- à la carte professionnelle du syndic, à son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi qu’à son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l'article 3 de la loi du 2 janvier 1970.
Ces dispositions entreront en vigueur le 1er juillet 2020.
Anne ICART
Pour en savoir plus sur cette question : voir Mémento Gestion immobilière n° 38532
