D'abord, la qualification des faits

S'assurer que le comportement du salarié constitue une faute

Le prononcé d'un licenciement disciplinaire suppose l'existence d'une faute du salarié, c'est-à-dire un acte positif ou une abstention volontaire, suffisamment sérieuse pour justifier la rupture du contrat de travail. Cette faute se caractérise par un manquement aux obligations découlant du contrat de travail : travail consciencieux, respect des directives de l'employeur en matière d'horaires, de discipline, d'hygiène et de sécurité, de loyauté, de discrétion, etc.

A noter : Il faut toujours vérifier si une clause du règlement intérieur ou une disposition conventionnelle limite les motifs de licenciement pour faute ou subordonne la rupture au respect de certaines conditions.

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Respecter le délai de prescription des faits fautifs

La faute ne doit pas être prescrite. L'employeur dispose en effet d'un délai de 2 mois à compter du jour où il a une connaissance exacte de la réalité, de la nature et de l'ampleur des faits reprochés au salarié pour le sanctionner (C. trav. art. L 1332-4 ; Cass. soc. 17-2-1993 n° 88-45.539).

Qualifier la faute

La qualification de la faute dépend de la nature des faits reprochés au salarié et des éléments de contexte entourant le licenciement : tolérance de l'employeur pour des faits similaires, niveau de responsabilité ou expérience du salarié, ancienneté, passé disciplinaire, présence de témoins, etc.

Il existe 3 catégories de fautes susceptibles de justifier un licenciement :

- la faute simple : elle est suffisamment sérieuse pour justifier la rupture du contrat de travail, mais n'empêche pas le maintien du salarié dans l'entreprise pendant le préavis ;

- la faute grave : elle est suffisamment grave pour justifier la rupture immédiate du contrat de travail, sans préavis ni indemnité ;

- la faute lourde : elle est commise avec l'intention de nuire à l'employeur ou à l'entreprise, et justifie la rupture immédiate du contrat de travail, sans préavis ni indemnité. Elle seule permet de licencier un salarié gréviste (C. trav. art. L 2511-1) et peut justifier d'engager la responsabilité civile du salarié (Cass. soc. 11-4-1996 n° 92-42.847 P).

Si nécessaire, prononcer une mise à pied conservatoire

L'employeur peut prononcer une mise à pied conservatoire - mais n'en a pas l'obligation - lorsque les faits reprochés au salarié paraissent suffisamment graves pour justifier sa mise à l'écart immédiate de l'entreprise. Généralement, la mise à pied est prononcée lorsque l'employeur envisage un licenciement pour faute grave ou lourde.

Le prononcé de la mise à pied doit être immédiatement suivi de la convocation à l'entretien préalable au licenciement (Cass. soc. 23-5-2012 n° 11-14.500 F-D).

Ensuite, convoquer le salarié à l'entretien préalable ...

Le salarié doit être convoqué à un entretien préalable au licenciement par lettre recommandée ou lettre remise en main propre contre décharge (C. trav. art. L 1232-2), avant l'expiration du délai de prescription des faits fautifs de 2 mois (C. trav. art. L 1332-4).

A noter : Si le licenciement repose sur une faute grave ou lourde, il doit être notifié au salarié dans un délai restreint : mieux vaut ne pas laisser s'écouler le délai de prescription de 2 mois, et engager la procédure de rupture dès que les faits sont connus et vérifiés.

Cette lettre de convocation doit impérativement indiquer (C. trav. art. L 1232-2 et R 1232-1) :

- qu'une mesure de licenciement est envisagée (Cass. soc. 28-11-2001 n° 99-44.209 F-D), mais pas forcément le motif de la rupture (Cass. soc. 6-4-2016 n° 14-23.198 FS-PB) ;

- la date de l'entretien : celui-ci doit se tenir au moins 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre au salarié, sans compter les jours de repos et jours fériés. Si le délai expire un samedi, dimanche ou jour férié, il est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant (C. trav. art. R 1231-1) ;

- l'heure et le lieu de l'entretien : il est généralement organisé sur le lieu et aux heures du travail, sauf motif légitime ;

- les modalités d'assistance du salarié : personne de son choix en présence de représentants du personnel dans l'entreprise ou, à défaut, conseiller extérieur inscrit sur une liste départementale.

... puis réaliser l'entretien préalable

L'entretien préalable permet à l'employeur d'indiquer au salarié les motifs de rupture envisagés et de recueillir ses explications (C. trav. art. L 1232-3).

L'entretien se déroule en présence :

- du salarié : si toutefois il ne se présente pas, l'employeur peut poursuivre la procédure ;

- de l'employeur ou de son représentant titulaire d'une délégation de pouvoirs pour licencier ;

- le cas échéant, de l'assistant du salarié et de l'employeur.

Enfin, notifier le licenciement

Si, à l'issue de l'entretien préalable, l'employeur maintient sa décision de licencier le salarié, il lui notifie la rupture du contrat par lettre :

- indiquant précisément le ou les motifs invoqués à l'appui de la rupture ;

- signée par l'employeur ou la personne ayant reçu délégation du pouvoir de licencier ;

- expédiée en recommandé avec avis de réception : cette formalité n'est pas obligatoire, mais vivement conseillée pour une raison de preuve (Cass. soc. 16-6-2009 n° 08-40.722 FS-PB).

A noter : Au moins 2 jours ouvrables doivent s'écouler entre l'entretien préalable et l'expédition de la lettre de licenciement et, en cas de licenciement disciplinaire, le délai de notification du licenciement est de 1 mois au maximum, calculé en jours calendaires. Si ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant.

Le contrat de travail est rompu le jour de l'expédition de la lettre de licenciement par l'employeur, et non le jour de sa réception par le salarié (Cass. soc. 11-5-2005 n° 03-40.650 F-PBRI).