Sociétés soumises à l’établissement de la DPEF
Sociétés cotées ou non franchissant certains seuils. L’article L 225-102-1 du Code de commerce impose aux sociétés qui dépassent certains seuils l’insertion dans le rapport de gestion d’une DPEF.
Lorsqu’une société établit des comptes consolidés et que ces seuils sont franchis par l’ensemble des entreprises comprises dans le périmètre de consolidation, la déclaration est également consolidée.
Rappel. Ces seuils évalués à la date de clôture de l’exercice sont fixés à 100 M€ de total de bilan et de chiffre d’affaires net et à 500 pour le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l’exercice (C. com. art. R 225-104 pour les sociétés non cotées).
Cette obligation s’impose aux sociétés non cotées, et par renvoi de l’article L 22-10-36 du Code commerce, aux sociétés cotées sur un marché réglementé, pour lesquelles le contenu de l’information est plus développé et les seuils plus bas.
Rappel. Pour les sociétés cotées sur un marché réglementé, ces seuils sont fixés à 20 M€ de total de bilan ou 40 M€ de chiffre d’affaires net, et à 500 pour le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l’exercice (C. com art. R 22-10- 29).
Contrôle de la DPEF. Les informations de la DPEF, qui portent sur la manière dont les sociétés prennent en compte les conséquences sociales, sociétales et environnementales de leurs activités, sont vérifiées par un organisme tiers indépendant (OTI) dont l’avis est transmis aux actionnaires en même temps que le rapport de gestion lorsque les entreprises dépassent certains seuils (C. com. art. L 225-102- 1, V et R 225-105-2). En outre, le commissaire aux comptes de la société établit une attestation de présence de l’information dans le rapport de gestion (C. com. art. L 823-10, al. 4).
Rappel. Les seuils au-delà desquels les informations sociales, sociétales et environnementales doivent être vérifiées par un OTI sont de 100 M€ de total de bilan ou de chiffre d’affaires et de 500 pour le nombre moyen de salariés permanents ; les sociétés cotées n’atteignant pas ces seuils n’ont pas cette obligation.
Publication sur le site de la société. Ces informations sont publiées sur le site Internet de la société, où elles sont à la libre disposition du public et aisément accessibles pendant 5 ans. Cette mise à disposition doit intervenir dans un délai de 8 mois à compter de la clôture de l’exercice, sans préjudice des obligations de publicité du rapport de gestion (C. com. art. L 225-102-1, III et art. R 225-105-1).
Quand communiquer la DPEF dans les sociétés non cotées ?
Une société non cotée s’est interrogée sur le calendrier de communication des informations constituant la DPEF, alors qu’elle n’est pas soumise aux règles de publicité applicables aux sociétés cotées sur un marché réglementé.
Dans une société non cotée, le rapport de gestion fait partie de la liste des documents dont les actionnaires peuvent obtenir communication à compter de la convocation et pendant les 15 jours au moins qui précèdent l’assemblée générale (C. com. art. L 225-115 et art. R 225-83). En revanche, il n’est pas publié sur le site Internet de la société en tant qu’élément du rapport financier annuel comme c’est le cas pour les sociétés cotées.
À noter. Si aucun texte n’impose aux sociétés non cotées de mettre en place un site Internet, pour la communication à destination de leurs actionnaires, ce mode de communication s’est de fait répandu en particulier pour les sociétés les plus importantes.
Communiquer la DPEF sans divulguer le rapport de gestion. Une société non cotée, qui souhaite développer sa communication et faire valoir son action en matière de RSE, se demande à partir de quel moment elle peut communiquer sa DPEF (sans divulguer le rapport de gestion) :
• en interne, à l’ensemble des collaborateurs du groupe ;
• en externe, sur le site Internet accessible au public, les actionnaires étant informés lors de la convocation de l’AG.
Les informations correspondant à la DPEF peuvent-elles être divulguées avant la mise à disposition du rapport de gestion aux actionnaires ? Plusieurs moments pour communiquer peuvent être envisagés :
• au plus tôt dès que l’OTI a vérifié les informations, sans autre limite ;
• à partir de la convocation de l’AG qui ouvre aux actionnaires le droit d’exercer leur, droit de communication du rapport de gestion dans lequel est insérée la DPEF ;
• après l’AG et que les actionnaires se sont prononcés sur les comptes et la gestion.
Communication interne aux salariés. Une communication aux salariés se situe dans l’ordre interne de l’entreprise, il ne semble pas que, par principe, il y ait un obstacle à y procéder avant la convocation de l’assemblée, sauf à considérer que les actionnaires sont prioritaires. Le législateur ne fixe pas de priorité, ni expressément d’obligation de réserve en ce qui concerne les actionnaires.
La communication aux salariés de la seule DPEF avant qu’elle ne soit mise à la disposition des actionnaires semble relever de l’opportunité ; le cas échéant, elle peut être assortie d’une obligation de discrétion. Cependant, si parmi les salariés se trouvent des actionnaires, ils seraient informés avant les autres actionnaires, ce qui pourrait poser la question d’une rupture d’égalité d’accès à l’information. Une conception égalitaire conduirait à communiquer au plus tôt, dès la convocation.
La communication externe : publication sur le site Internet aisément accessible. Selon une première interprétation, les informations constituant la DPEF sont destinées à être publiées.
Dès qu’elles ont été vérifiées par l’OTI, et qu’elles sont considérées comme définitives, elles peuvent être communiquées en interne et publiées sur le site Internet de la société. Cette publication intervient sans préjudice des règles applicables à la publicité du rapport de gestion, car la loi n’instaure pas de priorité en faveur des actionnaires sur ces informations.
Selon une deuxième interprétation, ces informations peuvent être communiquées en interne aux salariés dès qu’elles sont vérifiées, mais ne peuvent être publiées sur le site Internet qu’à partir du moment où les actionnaires peuvent exercer leur droit de communication (convocation).
La communication en interne aux salariés ne pourrait donc être effectuée qu’à partir de la convocation à l’AG, ce qui évite toute rupture d’égalité si certains salariés sont actionnaires.
Selon une troisième interprétation, si la DPEF peut être communiquée en interne dès la vérification et/ou la convocation à l’assemblée des actionnaires, elle ne peut être publiée sur le site Internet de la société qu’une fois que l’AGO a approuvé les comptes et la gestion de l’exercice clos, les informations n’ayant un caractère définitif qu’à partir de ce moment.
Réponse de l’Ansa. Pour le comité juridique, dès lors que la DPEF a été vérifiée par un OTI, aucune disposition légale n’interdit de la communiquer en interne et sur le site de la société (première interprétation). Aucun calendrier de communication particulier n’est en effet requis (ANSA, comité juridique, réunion du 07.06.2021 n° 21-022).
Le comité juridique de l’Ansa considère que dans les sociétés non cotées de taille importante, la déclaration de performance extra-financière peut être communiquée, sans divulguer le rapport de gestion, en interne (notamment aux salariés) et sur le site Internet de la société dès lors qu’elle a été vérifiée par l’OTI puisqu’aucune disposition légale ne l’interdit.
