Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique électronique des formalités d'entreprises remplace les différents réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) pour la réalisation de toutes les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité des entreprises (C. com. art. L 123-33 issu de la loi 2019-486 du 22-5-2019 et C. com. art. R 123-2 modifié par décret 2022-1014 du 19-7-2022).
Un décret du 18 mars 2021 a précisé les conditions de mise en oeuvre du nouveau dispositif (Décret 2021-300 : BRDA 8/21 inf. 22).
Ce décret appelait des mesures d’application. Celles-ci viennent d’être prises au travers de deux arrêtés du 1er et du 14 décembre 2022, entrés en vigueur le 1er janvier 2023 :
le premier arrêté précise pour l’essentiel les caractéristiques techniques des informations et pièces à transmettre à l'appui de la déclaration au guichet unique électronique et les formats de signature autorisés pour réaliser la déclaration, ainsi que le délai d’interruption de service du site du guichet unique électronique à l’issue duquel le déclarant peut être autorisé à transmettre directement son dossier aux organismes destinataires (Arrêté ECOI2232181A du 1-12-2022) ;
le second arrêté liste les organismes destinataires des formalités de création, de modification ou de cessation d’activité ainsi que les formalités qui doivent être réalisées en ligne via le guichet unique électronique, et institue un collège stratégique interministériel chargé du pilotage du suivi du traitement des formalités (Arrêté ECOI2232187A du 14-12-2022).
Par ailleurs, un décret du 23 décembre 2022, également entré en vigueur le 1er janvier 2023, prévoit une possibilité de recourir à la signature électronique simple à certaines conditions et étend la liste des personnes ayant accès à l'intégralité des informations contenues dans le registre national des entreprises (RNE).
Nous présentons ci-après les principales dispositions de ces textes (Arrêté ECOI2232181A art. 2 ; Arrêté ECOI2232187A art. 2 ; Décret 2022-1620 art. 3).
Obligation de recourir au guichet unique électronique
Les déclarations mentionnées à l'article R 123-1, I-1° du Code de commerce devant être déposées en ligne auprès du site du guichet unique électronique sont énumérées à l’article A 123-6 nouveau du Code de commerce. Il s’agit pour l’essentiel des déclarations de création d'entreprise et de modification des informations, actes et pièces figurant dans les registres et répertoires auprès desquels les personnes physiques et morales sont inscrites.
Ainsi, doivent notamment être déposés en ligne auprès du guichet unique électronique :
toute immatriculation au RNE (C. com. art. A 123-6, I-1 et II-1) ;
toute immatriculation principale au registre du commerce et des sociétés (RCS), au registre spécial des agents commerciaux et, pour les personnes physiques, au registre spécial des entreprises individuelles à responsabilité limitée (C. com. art. A 123-6, I-1 et II-1) ;
l’indication des bénéficiaires effectifs des personnes morales (C. com. art. A 123-6, II-1) ;
toute immatriculation complémentaire ou secondaire d’établissements au RNE, au RCS, au registre spécial des agents commerciaux et, pour les personnes physiques, au registre spécial des entreprises individuelles à responsabilité limitée, ainsi que tout transfert ou fermeture de ces établissements (C. com. art. A 123-6, I-2 et II-2) ;
toute déclaration ou modification du statut du conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité ou concubin qui travaille régulièrement dans l’entreprise ou l’exploitation, accompagnée de l’attestation sur l’honneur du choix du statut établie par la personne concernée, et mention du conjoint collaborateur au sein du registre (C. com. art. A 123-6, I et II) ;
toute déclaration ou modification du ou des dirigeants des personnes morales (C. com. art. A 123-6, II-2) ;
tout changement, toute extension ou toute cessation partielle des activités exercées (C. com. art. A 123-6, I-2 et II-2) ;
toute modification du mode d’exploitation de l’entreprise ou de ses établissements (location-gérance, gérance-mandat, poursuite d’exploitation) (C. com. art. A 123-6, I-2 et II-2) ;
toute cessation définitive d’activité, décès et radiation des personnes physiques (C. com. art. A 123-6, I-3) ;
toute cessation définitive d’activité, dissolution et liquidation, le cas échéant, et radiation des personnes morales (C. com. art. A 123-6, II-3) ;
toute déclaration d'existence aux services des impôts de la DGFiP et toute demande d'affiliation aux Urssaf et aux caisses de sécurité sociale (C. com. art. A 123-6, I-1 et II-1).
Etablissement et signature des déclarations
Les pièces numériques ou numérisées à joindre à la déclaration doivent être déposées au format PDF/A (version du format PDF ordinaire spécialisée pour l'archivage à long terme des documents PDF). La compression et la résolution graphique des images doivent permettre une qualité de restitution des caractères garantissant la lisibilité des pièces numérisées (C. com. art. A 123-1, 2° nouveau).
On rappelle que les déclarations de modification doivent être signées au moyen d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié (C. com. art. R 123-5). Le certificat de signature électronique qualifié doit être délivré par un prestataire de services de confiance qualifié ou par une autorité de certification, française ou étrangère, répondant dans les deux cas aux exigences du règlement européen 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (eIDAS) (C. com. art. A 123-3, I nouveau). Les formats de signature admis sont XAdES, CAdES ou PAdES ; le signataire utilise le dispositif de création de signature électronique de son choix (C. com. art. A 123-3, II nouveau). L’article A 123-3, III nouveau du Code de commerce détermine la procédure de vérification de la signature applicable.
Le recours à une identification du déclarant par un moyen d’identification électronique correspondant à un niveau de garantie substantiel ou élevé, associée à une signature électronique simple, pourra se substituer à la signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié (C. com. art. R 123-5, al. 2 issu du décret 2022-1620). En pratique, cela signifie qu'en cas de connexion au guichet unique électronique au travers du dispositif « FranceConnect », une signature électronique simple vaudra signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.
La connexion au guichet par FranceConnect dispense de signature électronique avancée
Organismes destinataires des déclarations
La liste des organismes destinataires des formalités mentionnés à l'article L 123-32 du Code de commerce est arrêtée (C. com. art. A 123-5 nouveau). Il s’agit pour l’essentiel de l’Institut national de la propriété industrielle (Inpi), de l’Institut national de la statistique et des études économiques (Insee), des greffiers des tribunaux de commerce et des tribunaux judiciaires statuant commercialement, des chambres des métiers et de l'artisanat, des caisses de mutualité sociale agricole, des services des impôts de la DGFiP et des Urssaf.
Le délai d'interruption de service à l'issue duquel le déclarant sera autorisé à adresser son dossier directement aux organismes destinataires (possibilité ouverte par C. com. art. R 123-12) est fixé à 5 jours (C. com. art. A 123-4 nouveau, al. 1). Cette faculté n’est autorisée que dans le cas où un organisme destinataire se trouve dans l’incapacité de recevoir du guichet unique électronique tout ou partie du dossier de déclaration ; l’organisme destinataire devra en accuser réception et, une fois informé de la résolution de l’incident technique, procéder à la régularisation de la situation (C. com. art. A 123-4, al. 2 nouveau). Cette procédure est distincte de la procédure de secours mise en place en cas de difficulté grave affectant de manière générale le fonctionnement du guichet unique (BRDA 2/23 inf. 31).
Publicité du RNE
On rappelle que l'intégralité des informations figurant au RNE est mise à la disposition de certaines autorités, administrations, personnes morales et professions dont la liste est déterminée par l’article R 123-318 du Code de commerce (C. com. art. L 123-52, al. 3). Viennent s'ajouter à cette liste les greffiers des tribunaux de commerce et des tribunaux judiciaires statuant en matière commerciale (C. com. R 123-318, 8° bis nouveau).
Collège stratégique de pilotage
Un collège stratégique de pilotage composé de représentants des ministres assurant la tutelle du guichet unique électronique et des organismes destinataires est créé afin d’assurer notamment le pilotage du guichet unique et le suivi des échanges avec les organismes destinataires (Arrêté ECOI2232187A art. 2). Sa composition, ses missions et ses règles de fonctionnement sont définies par les nouveaux articles A 123-7 à A 123-11 du Code de commerce. Ce collège remplace l’ancienne commission de coordination des CFE prévue par l’ancien article R 123-28 du Code de commerce.
Retrouvez toute l'actualité en matière de droit des sociétés, droit commercial et de la concurrence dans Navis Droit des Affaires !
Pas encore abonné ? Nous vous offrons un accès au fonds documentaire Navis Droit des Affaires pendant 10 jours.
