Les notaires bientôt champions du digital ? C'est ce que laisse augurer l'initiative de l'association Notaires conseils d'entrepreneurs (NCE) qui a institué le premier partenariat entre des professionnels du droit et une start-up de la Legaltech, la plateforme Legalstart.fr.
Tandis que les plateformes juridiques en ligne se mettent au service des TPE-PME et des consommateurs (voir La Quotidienne du 26 mai 2016), NCE, déjà très investie dans les nouvelles technologies, s'adapte résolument aux changements actuels et affiche sa détermination à faire bouger les lignes.
Des objectifs concordants
Pour Jean-Paul Matteï,président de NCE, notaire à Pau, responsable de la labellisation Notaire Juriste d'Entreprise auprès du Conseil supérieur du notariat (CSN) et membre du Comité consultatif de Legalstart.fr, « cette opportunité permet de mieux intégrer la dimension numérique dans l'exercice de la profession. Elle s'inscrit dans la continuité de la signature électronique déjà pratiquée par de très nombreux offices. »
La révolution digitale oblige les professionnels du droit à délaisser les tâches sans valeur ajoutée au profit de leurs missions de conseil. « Les notaires ont compris l'importance du numérique et de la dématérialisation et souhaitent offrir à leurs clients toutes les fonctionnalités offertes par les nouvelles technologies », renchérit Pierre Aïdan, ancien avocat et cofondateur de Legalstart.fr.
Pourquoi cette collaboration avec Legalstart.fr, la plateforme web de service juridique et administratif à destination des TPE/PME ? « C'est la société dont la démarche est la plus aboutie parmi les sites de création d'entreprise en ligne. J'ai été personnellement séduit par ce produit très professionnel, admet Jean-Paul Matteï. Il nous permet de diversifier notre offre et d'être plus réactifs alors que la loi Macron secoue la profession ».
L'intérêt du rapprochement a été débattu en décembre 2015 lors de l'assemblée générale de NCE. Les membres ont vite saisi la parfaite adéquation du projet avec l'objet de l'association. Tout le conseil d'administration de NCE s'est dès lors mobilisé pour accélérer la mise en œuvre de ce projet. « Il faut être lucide. En l'absence d'outil informatique, l'accompagnement des chefs d'entreprise est compromis », répète le président. Acquérir à la fois des compétences et des outils performants est une nécessité. « Avec Legalstart.fr, nous disposons d'un outil très pédagogique tout à fait compatible avec notre activité. Certains notaires commencent à avoir de réelles appétences pour les nouvelles technologies, ce qui les conduit naturellement à apprivoiser ce nouvel environnement », se réjouit Jean-Paul Matteï.
Pour l'heure, le partenariat porte exclusivement sur la création d'entreprises. Les formes sociales principales sont proposées, des sociétés commerciales les plus usitées (SARL, SAS et EURL) aux SCI et aux entreprises individuelles. Parce que la technologie apporte une réponse aux problèmes d'accès aux services juridiques, « nous sommes capables de viser 90 % des 500 000 créations d'entreprise annuelles en France », précise Pierre Aïdan.
Comme en témoigne en parallèle l'engouement rencontré par le label NJE (la formation a fait le plein en 2016 avec 105 participants, une nouvelle session est d'ores et déjà ouverte pour 2016-17 avec certainement plus de 200 inscrits), les notaires ont sans doute là une belle carte à jouer pour investir le marché des TPE ! D'autant que, jusqu'ici, le petit entrepreneur franchissait rarement la porte des offices…
Conjuguer les atouts d'un outil Internet et l'accompagnement du notaire
L'outil web et mobile est ouvert aux 150 études membres de NCE. Entre 400 et 450 notaires sont susceptibles d'améliorer leur offre de services auprès des créateurs d'entreprise. Legalstart simplifie la gestion des dossiers de création d'entreprise et les démarches administratives sans toutefois se substituer aux notaires. En sus des conseils qu'ils prodiguent, ceux-ci peuvent proposer des prestations numériques automatisées et, ainsi, mieux promouvoir l'acte authentique. Conseil juridique et fiscal sur mesure, simplicité du dépôt des fonds, fiabilité de l'acte notarié, tous les ingrédients sont réunis pour servir les intérêts des chefs d'entreprise.
Une plateforme personnalisée, accessible, souple et évolutive
La plateforme dédiée aux adhérents NCE avec des fonctionnalités spécifiques est désormais opérationnelle. La prise en main de l'outil est facile, l'interface très intuitive. En pratique, chaque client aura accès à un espace sécurisé. Il pourra communiquer au notaire des informations via un questionnaire interactif, trouver en ligne l'intégralité des justificatifs et les documents juridiques au format Word et PDF modifiables pour adapter les clauses des statuts, préparer le(s) rendez-vous. L'outil peut aussi être utilisé en rendez-vous. Le notaire recevra tous les documents produits automatiquement. Notaire et chef d'entreprise pourront ensuite finaliser l'opération ensemble, soit à l'étude, soit à distance via l'interface. Il est déjà possible de déposer les fonds auprès du notaire, de télécharger un acte authentique (statuts de société rédigés ou visés par le notaire), etc. Des fonctionnalités d'archivage et de partage de documents seront mises en place ultérieurement selon les besoins des adhérents. Pour faire vivre et prospérer ce partenariat, Jean-Paul Matteï compte sur « la solidarité de tous les offices invités à s'appuyer sur ce système ». L'outil est performant au niveau de la constitution de l'acte et surtout des formalités postérieures.
Parmi la clientèle de la plateforme, certains peuvent vouloir consulter un avocat ou recourir à leur expert-comptable, d'autres à un notaire, pour obtenir des compléments d'information.
« Le site n'est pas en mesure de servir une proportion significative d'utilisateurs, reconnaît Pierre Aïdan. D'emblée, la demande d'accompagnement de certains clients, en amont et en aval, nous est apparue évidente ». Par exemple, le trafic est important pour ce qui concerne les projets de création de SCI ou pour approfondir les données juridiques et patrimoniales d'un projet immobilier. « L'intérêt d'associer le notaire immédiatement répond à un besoin. Ce constat se vérifie également pour les sociétés commerciales », observe-t-il. Grâce à l'outil, les utilisateurs pourront à distance et rapidement collecter des données puis avoir un échange privilégié avec le notaire sur des sujets de fond, tels la mise en place d'un pacte d'actionnaires, le traitement fiscal prospectif, etc.
Un modèle économique gagnant-gagnant
Le notaire NCE ne verse pas de redevance pour accéder à la plateforme, cet accès étant inclus dans son adhésion. « L'autre système aurait pu consister dans le versement d'une rétrocession par le notaire pour l'usage d'une prestation technologique, signale Pierre Aïdan. Cette modalité n'a pas été retenue dans une optique de transparence à l'égard de l'utilisateur ». Dans la mesure où le coût de la création d'entreprise est différencié du conseil, c'est effectivement plus lisible.
Pour Legalstart.fr, avec cette offre B to B, le flux de clients adressés par les notaires augmente le trafic sur le site. Le chef d'entreprise utilise la plateforme et paie directement les frais de création de sa société. Les forfaits appliqués (350 euros pour une société commerciale, 390 euros pour une SCI) intègrent le coût d'utilisation de la plateforme, la production automatique des documents et la réalisation de toutes les formalités d'immatriculation auprès du greffe et des annonces légales.
Les honoraires de conseil restent, quant à eux, librement négociés avec le notaire en fonction du degré de complexité de sa prestation. « On évite de la sorte toute problématique d'ordre déontologique », plaide Pierre Aïdan. A priori, le coût sera moindre pour le chef d'entreprise utilisateur de Legalstart.fr, l'accomplissement des formalités étant automatisé. « Les collaborateurs de l'office ne les réalisant plus, ces formalités ne seront plus facturées par le notaire, poursuit Jean-Paul Matteï. Mais ce dernier ne verra pas pour autant son chiffre d'affaires diminuer… ».
En fournissant aux créateurs d'entreprise un outil efficace, le notaire augmente en effet son temps de travail disponible et peut se consacrer davantage au conseil.
Ce passage de « la culture de l'honoraire à l'acte à celle de l'honoraire au temps passé » favorise la facturation de la valeur ajoutée apportée au client.
Un partenariat assumé, bien accueilli et sans risque
Le partenariat n'a rencontré aucune opposition des instances professionnelles. « Le CSN n'a pas mis de veto à la démarche de NCE qui s'inscrit dans le respect de notre déontologie », met en avant Jean-Paul Matteï. Sur le plan de la sécurité des données, la solution est solide. Aujourd'hui, le périmètre du partenariat étant la création d'entreprise, les actes concernés sont publics. La question du transfert de données sensibles est sans objet dans la mesure où « toutes les informations collectées sur le site ont vocation à être envoyées au greffe et insérées dans une annonce légale ».
L'étape suivante sera de mettre à la disposition des notaires des outils correspondant à la vie sociale de l'entreprise. « A l'avenir, nous aurons vraisemblablement des réflexions plus poussées sur d'autres types d'actes qui conduiront à des développements technologiques menés en concertation avec l'ADSN », précise Pierre Aïdan.
Quant à un possible accès généralisé à l'ensemble de la profession, le président de NCE rappelle simplement que chaque notaire peut rejoindre l'association par une démarche volontaire. « Pour l'instant, notre interlocuteur pour le notariat, c'est NCE », confirme Pierre Aïdan. Il est clair que rien n'empêcherait le CSN de se saisir de cet outil pour l'étendre à tous. Parmi les professions réglementées, les notaires futurs leaders du digital ?
Alexandra DESCHAMPS
à noter : 
LEGALSTART.FR EN BREF
Confronté à l'essor considérable du marché du droit en ligne outre-Atlantique et au Royaume-Uni, le marché français était quasiment inexistant il y a encore cinq ans. Face à l'absence de solution numérique dans le domaine juridique, « nous avons saisi l'opportunité de marché etcréé Legalstart.fr fin 2012, raconte Pierre Aïdan associé cofondateur, ancien avocat inscrit aux barreaux de Paris et de New-York. Nous avons ensuite développé nos algorithmes et notre solution technologique pour un 1er lancement du produit en février 2014 ». La société annonce plus de 30 000 utilisateurs à la fin du 1er trimestre 2016. Son savoir-faire repose sur la faculté de ses équipes à simplifier des procédures pesantes. Dès l'origine, la démarche a consisté à développer une technologie offrant une solution d'accès au droit. « Nous avons de suite compris que notre logiciel n'aurait pas vocation à solutionner tous les problèmes et avons établi des contacts avec des cabinets d'avocats et le CSN, poursuit le dirigeant. La profession notariale est très au fait de l'importance du numérique en matière juridique. C'est avec elle que le dialogue a d'ailleurs été le plus simple ».
