Depuis le 1er août 2016, en application de l'article 46 du décret 2016-660 du 20 mai 2016 (JO 25), les parties aux instances introduites devant le conseil de prud'hommes et aux appels formés devant la cour d’appel peuvent être assistées ou représentées par un défenseur syndical inscrit sur une liste établie par la Direccte sur proposition d'organisations représentatives d'employeurs ou de salariés (C. trav. art. L 1453-4).
Lorsque le défenseur syndical est salarié, l’employeur est tenu de maintenir sa rémunération pour les heures passées à assurer sa mission. Il peut ensuite demander à être remboursé par l’Etat (C. trav. art. L 1453-5, L 1453-6, D 1453-2-10 et D 1453-2-13). Le décret 2017-1020 du 10-5-2017 (JO 11) a fixé la procédure de remboursement (C. trav. art. D 1453-2-11 et D 1453-2-12) mais la liste des justificatifs à joindre devait être fixée par arrêté. C’est chose faite avec un arrêté du 25 octobre 2017 (JO 29) dont les dispositions sont entrées en vigueur le 30 octobre.
Demande de remboursement ou d’indemnisation : liste des justificatifs
La demande de remboursement des salaires maintenus formée par l'employeur d'un défenseur syndical doit comprendre les pièces justificatives suivantes (Arrêté art. 1, B) :
- la copie du bulletin de paie du salarié correspondant au mois de la demande ;
- l'imprimé de demande de remboursement des salaires maintenus, dont le modèle est établi par le ministère chargé du travail.
Lorsqu’il s’agit d’une première demande de remboursement, l’employeur doit fournir en plus des pièces précitées (Arrêté art. 1, A) :
- l'extrait K original du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois pour un commerçant ; l'extrait D1 original du registre des métiers de moins de 3 mois pour un artisan ; l'extrait K bis original de moins de 3 mois de la société ; la copie du récépissé de déclaration de l'association à la préfecture ; la copie de la carte d'identité professionnelle pour une profession libérale ;
- le relevé d'identité bancaire ou postal de l'employeur bénéficiaire.
Si le défenseur syndical est rémunéré uniquement à la commission, c’est à lui de faire une demande d’indemnisation pour les heures consacrées à sa mission. Il doit alors fournir les pièces justificatives suivantes (Arrêté art. 2, B) :
- une copie du dernier avis d'imposition ou de la déclaration de revenu ;
- l'attestation(s) de revenus délivrée(s) par son ou ses employeurs ;
- la demande de remboursement accompagnée d'une (ou des) attestation(s) d'exercice de la mission signée(s) du défenseur syndical et du (ou des) bénéficiaire(s) de la mission de défenseur syndical, dont les modèles sont établis par le ministère chargé du travail.
Dans le cas d’une première demande d’indemnisation, il doit également fournir (Arrêté art. 2, A) :
- la copie recto verso de la carte nationale d'identité, du passeport ou du titre de séjour en cours de validité ;
- un relevé d'identité bancaire ou postal.
Indemnité de déplacement : comment est-elle fixée ?
Le défenseur syndical a droit à une indemnité de déplacement à l’audience dont il doit faire la demande à l’Agence de services et de paiement (C. trav. art. D 1453-2-14).
L’arrêté du 25 octobre 2017 précise les pièces justificatives devant accompagner cette demande (Arrêté art. 3, B) :
- l'imprimé de demande d'indemnisation kilométrique dont le modèle est établi par le ministère chargé du travail ;
- la (ou les) attestation(s) d'exercice de la mission de défenseur syndical à l'audience délivrée par le greffe du conseil de prud'hommes ou de la cour d'appel correspondantes, dont le modèle est établi par les ministères chargé du travail et de la justice.
S’il s’agit d’une première demande d’indemnisation, il faut ajouter les pièces suivantes (Arrêté art. 3, A) :
- la copie recto verso de la carte nationale d'identité, du passeport ou du titre de séjour en cours de validité ;
- un relevé d'identité bancaire ou postal.
Les frais kilométriques de déplacement engagés par le défenseur syndical pour assister ou représenter un justiciable devant les conseils de prud'hommes ou les cours d'appel doivent lui être remboursés semestriellement. Il doit être fait application de la grille tarifaire publiée par la SNCF après avis conforme de l'Autorité de régulation des activités ferroviaires et routières (Arrêté art. 4).
Ces frais kilométriques doivent être calculés entre le domicile ou le lieu de travail habituel du défenseur et le siège du conseil de prud'hommes ou celui de la cour d'appel dès lors qu'ils couvrent une distance supérieure à 5 kilomètres ou que le déplacement n'est pas effectué en intégralité dans une ville dotée d'un service de transport régulier de voyageur (Arrêté art. 4).
Modalités de contestation
Les contestations portant sur les demandes de remboursement des salaires maintenus ou d'indemnités de déplacement sont portées à la connaissance du ministère chargé du travail par l'Agence de services et de paiement et sont examinées dans le cadre de la convention conclue entre ces deux administrations (Arrêté art. 5).
Oriane TRAORE
Pour en savoir plus sur le défenseur syndical : voir notre Mémento CSE et autres représentants du personnel n° 12580, dont la nouvelle édition, à jour de la réforme du Code du travail, paraîtra le 17 décembre 2017.
