Les questions
Elles sont diverses : le salarié est-il couvert ? Faut-il cotiser ? Les réponses diffèrent selon la situation :
- l’absence rémunérée n’a en général pas d’incidence ;
- l’absence de rémunération entraîne en principe la suspension de la garantie, sauf CC ou accord de prévoyance contraire.
Absence rémunérée
Rémunération = maintien de la couverture. Quelle que soit la cause de l’absence, le salarié doit alors continuer à bénéficier de sa couverture frais de santé (circ. DSS/5B 2009-32 du 30.01.2009, fiche 7) . Sont donc concernés : maladie, maternité, paternité, AT ou maladie professionnelle pour lesquels un maintien total ou partiel de salaire est effectué.
Attention ! La règle s’applique même en cas de rémunération partielle, et y compris lors du versement d’indemnités complémentaires de prévoyance financées au moins en partie par l’employeur (souvent après une période de maintien de salaire).
Financement. En principe, la cotisation habituelle continue à être prélevée normalement sur le bulletin et reversée à l’organisme. S’il s’agit d’un forfait, il est reste prélevé en totalité, même en cas de rémunération réduite. Toutefois, certains contrats prévoient que la garantie est maintenue à titre gratuit, par exemple en cas d’absence maladie longue durée : il n’y a alors aucune cotisation, ni salariale, ni patronale.
Conseil. Il est donc primordial de vérifier dans le contrat avec votre organisme de prévoyance le sort de la cotisation en cas d’absence avec maintien de salaire.
Sans salaire et sans garantie
C’est le principe. En l’absence de rémunération, la couverture santé est suspendue, sauf accord collectif ou CC contraire. Le 1er réflexe est donc de vérifier ce qui est prévu, et dans votre accord, et dans votre contrat, avec l’organisme de prévoyance.
En pratique. Il s’agit principalement des absences pour congé parental « total », congé sabbatique, de création d’entreprise, etc. Mais cela vise aussi les absences « classiques » (maladie, maternité, etc.), lorsque le salarié n’a pas l’ancienneté suffisante pour bénéficier du maintien de salaire, ou dont l’arrêt se prolonge au-delà de la période de maintien.
Pas de cotisation. La suspension de la garantie entraîne celle des cotisations, salariale et patronale. Si le congé démarre en cours de mois, on peut se demander quand cessent cotisations et garantie. À notre avis, et selon ce que prévoit le contrat, 2 possibilités peuvent être envisagées :
- soit la cotisation mensuelle est due intégralement le mois de départ, et le salarié conserve sa couverture frais de santé jusqu’à la fin du mois ;
- soit elle est calculée au prorata temporis au jour de la suspension du contrat, selon des règles fixées dans le contrat avec l’organisme.
Incidence sur l’assiette cotisable. La suspension de la garantie en cas d’absence non rémunérée ne remet pas en cause le caractère collectif du régime, qui permet l’exonération plafonnée des cotisations patronales de prévoyance.
Maintien de la garantie à la charge du salarié
Certains accords et contrats frais de santé prévoient que le salarié peut continuer à bénéficier de la garantie, à condition de verser personnellement les parts salariale et patronale de la cotisation : dans ce cas, il règle le total à l’organisme, sans intervention de l’employeur.
Sans salaire, mais avec garantie
Selon votre accord collectif. Le maintien de la garantie peut découler de votre accord collectif ou CC. La principale difficulté est de gérer une cotisation frais de santé alors qu’il n’y a pas de salaire. En effet, le régime habituel reste applicable :
- Csg/Crds et impôt sur la cotisation patronale ;
- forfait social à 8 % pour les 11 salariés et plus.
Faire un bulletin de paie ? En interne, vous êtes obligé de réaliser une paie pour ce salarié, afin de générer une DSN incluant les cotisations frais de santé, la Csg/Crds et l’impôt sur le revenu.
Récupérer les cotisations salariales. C’est à vous de verser aux organismes la Csg/Crds et la mutuelle salariale, alors qu’elles ne peuvent pas être prélevées sur le salaire. Plusieurs solutions s’offrent à vous :
- éditer le bulletin chaque mois avec un « net à payer négatif » et l’envoyer au salarié en lui demandant de régler ses cotisations par chèque, selon une périodicité prédéterminée (mois, trimestre, an) ;
- attendre son retour dans l’entreprise pour effectuer un prélèvement sur son salaire. Mais ce choix présente 2 inconvénients : le paiement peut intervenir très tard si l’absence est de longue durée, avec même le risque qu’il ne revienne pas, et d’autre part, il faudra respecter les règles de compensation du salaire (sur la quotité saisissable).
Conseil. Il est prudent d’en parler au salarié avant son départ et de lui faire signer un écrit afin qu’il donne son accord à la procédure de règlement choisie.
Incidence sur l’assiette cotisable. Pour apprécier la limite d’exonération des cotisations patronales, il faut alors reconstituer une rémunération mensuelle, égale au montant moyen des rémunérations des 12 mois précédant l’arrêt de travail (circ. DSS/5B 2009-32 du 30.01.2009, fiche 7 ; circ. DSS du 29.12.2016).
Un exemple
Salarié en congé parental total dont la couverture santé est maintenue moyennant la cotisation forfaitaire habituelle de 100 € répartie à 40/60.
En pratique. La cotisation à maintenir est en général prévue dans l’accord, auquel il faut se reporter.
Mutuelle maintenue sans salaire : extrait bulletin | ||||
Base | Taux | Cot. sal. | Cot. pat. | |
Brut soc. | 0 | |||
Mutuelle | forfait | - 40 | 60 | |
Csg déd. | 60 | 5,10 | - 3,06 | |
Csg/Crds N. déd. | 60 | 2,90 | - 1,74 | |
Forf soc. | 60 | 8,00 | 4,80 | |
Net fiscal | 16,94 | |||
Net à payer | - 44,80 | |||
Fabienne MILLE
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