Avant la loi Travail, l'employeur souhaitant remettre un bulletin de paie électronique au lieu du traditionnel bulletin « papier » devait recueillir l'accord de chaque salarié. Cette logique est inversée depuis le 1er janvier 2017.
L'article L 3243-2 modifié du Code du travail autorise en effet l'employeur à procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, sauf opposition du salarié. Un décret du 16 décembre 2016, applicable à compter du 1er janvier 2017, permet l'application de cette mesure.
Information du salarié
Lorsqu'il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l'employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique (C. trav. art. D 3243-7 nouveau).
Droit d'opposition
Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Il peut notifier son opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine.
Sa demande doit prendre effet dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification (C. trav. art. D 3243-7 nouveau).
Durée de disponibilité des bulletins
On rappelle que la remise du bulletin de paie sous forme électronique doit s'effectuer dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données (C. trav. art. L 3243-2).
Le décret précise qu'il revient à l'employeur d'arrêter les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : - soit pendant une durée de 50 ans ;
- soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans (C. trav. art. D 3243-8 nouveau).
Les utilisateurs doivent être mis en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, dans un format électronique structuré et couramment utilisé (C. trav. art. D 3243-8 nouveau).
A noter avis : les salariés devront ainsi avoir la possibilité d'imprimer ou de télécharger leurs bulletins de paie en une seule fois, et non pas un par un.
Il est en outre prévu qu'en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés (C. trav. art. D 3243-8 nouveau).
A noter : les conséquences d'un changement d'employeur par le salarié ne sont pas envisagées par le décret. On peut supposer que la mise à disposition des bulletins, sur le service en ligne lié au compte personnel d'activité (CPA, voir ci-dessous) , lui permettra de disposer de l'ensemble de ses bulletins, quel que soit l'employeur, sur une même interface.
Titulaire d'un CPA
La loi du 8 août 2016 a prévu que la remise du bulletin de paie sous forme électronique doit s’effectuer dans des conditions de nature à garantir l’accessibilité des données du bulletin de paie dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité. Un décret en Conseil d'État pris après avis de la Cnil détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données (C. trav. art. L 3243-2).
Le décret du 16 décembre 2016 précise que le service en ligne associé au compte personnel d'activité permettra au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique (C. trav. art. R. 3243-9 nouveau)
L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte devra garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne (C. trav. art. R. 3243-9 nouveau).
A noter : Le site internet moncompteactivité.gouv.fr est ouvert depuis le 12 janvier 2017.
on peut s’étonner que le décret du 16 décembre 2016, pourtant pris après avis de la Cnil, ne comporte aucune disposition sur la confidentialité des données, contrairement à ce que prévoit l’article L 3243-2 du Code du travail.
Sanction
Le fait de méconnaître les dispositions des nouveaux articles D 3243-7 et D 3243-8 du Code du travail est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la troisième classe (C. trav. art. R 3246-2 modifié).
Cette amende s’élève à 2 250 € pour une personne morale.
L’article R 3243-9 nouveau du même Code sur l’accès aux bulletins via le CPA n’est pas visé.
Claire MAUGIN
Pour en savoir plus sur cette question : voir Mémento Social nos 70775 s.
