Auparavant, la lettre des textes réglementaires du Code de commerce imposait d'établir sur un support papier les procès-verbaux des décisions des associés et les registres sur lesquels ils étaient conservés. Seuls les procès-verbaux des décisions des associés de SAS ainsi que le registre répertoriant les décisions de l'associé unique de Sasu pouvaient revêtir une forme électronique. Un décret entré en vigueur le 4 novembre 2019 étend aux autres formes sociales cette possibilité.

Documents concernés par la dématérialisation

Peuvent désormais être établis et conservés sous forme électronique les documents sociaux suivants :

- les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de société en nom collectif (SNC) et de société en commandite simple (SCS) ainsi que le registre sur le lequel ils sont consignés (C. com. art. R 221-3, al. 3 et R 222-1) ;

- les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de SARL et le registre sur le lequel ils sont consignés (C. com. art. R 221-3, al. 3 sur renvoi de l'art. R 223-24, al. 3) ;

- le registre répertoriant les décisions de l'associé unique d'EURL ainsi que les décisions qui y sont consignées et la mention des conventions réglementées portée sur ce même registre (C. com. art. R 223-26, al. 3) ;

- le registre de présence des réunions du conseil d'administration et du conseil de surveillance de société anonyme (SA) (C. com. art. R 225-20 et R 225-47) ainsi que les procès-verbaux des délibérations de ces organes et le registre sur lequel ils sont conservés (C. com. art. R 225-22 et R 225-49) ;

- les procès-verbaux des assemblées générales de SA et de société en commandite par actions ainsi que le registre sur lequel ils sont consignés (C. com. art. R 225-22 sur renvoi de l'art. R 225-106 et R 226-1) ;

- le registre des décisions collectives des associés de sociétés civiles ainsi que les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés qui y sont conservés et la mention des décisions des associés résultant d'un acte portée sur ce même registre (Décret 78-704 du 3-7-1978 art. 45 et 46).

Bien que la mention sous forme électronique des décisions des associés résultant d'un acte sur le registre les répertoriant ne soit prévue que pour les sociétés civiles (Décret 78-704 du 3-7-1978 art. 46), il convient, à notre avis, d'étendre par analogie cette règle aux décisions des associés de SNC, de SCS et de SARL.

Signature et datation des documents dématérialisés

La signature électronique apposée sur certains des documents précités lors de leur établissement ou de leur certification doit respecter au moins les exigences de la signature électronique avancée prévue à l'article 26 du règlement UE 910/2014 du 23 juillet 2014, dit « eIDAS » (C. com. art. R 221-3, R 221-4, R 223-26, R 225-20 , R 225-22, R 225-24, R 225-47, R 225-49, R 225-51, R 225-106, R 227-1-1). Sur le niveau d'exigence et de fiabilité de cette signature, voir A. Ghanty, La signature électronique en pratique : quelle opportunité ? : BRDA 15-16/18 inf. 25.

Dans la SAS et la Sasu, la signature électronique avancée n'est requise qu'en l'absence de dispositions statutaires prévoyant les modalités de signature électronique des procès-verbaux des décisions des associés, des décisions des organes collégiaux éventuels et du registre des décisions de l'associé unique (cf. C. com. art. R 227-1-1).

Les documents dématérialisés sont datés de façon électronique au moyen d'un horodatage offrant toute garantie de preuve (C. com. art. R 221-3, R 223-26, R 225-20, R 225-22, R 225-47, R 225-49, R 225-106, R 227-1-1).