Afin de faciliter la connaissance par les pouvoirs publics de l'état des copropriétés ainsi que la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance de leurs dysfonctionnements, la loi Alur 2014-366 du 24 mars 2014 a instauré pour les professionnels de l’immobilier qui administrent des immeubles en copropriété l’obligation de s'immatriculer dans un registre. Le registre d’immatriculation des copropriétés est né le 1er novembre 2016 et la première salve d’immatriculations s’est achevée le 31 décembre. Le teneur du registre est l’Agence nationale de l'habitat (Anah).
En quoi consiste exactement l’immatriculation des copropriétés au registre national ?
Carlos Benitez : Les articles créés dans le Code de l’urbanisme (et non pas dans celui de la copropriété) décrivent la manière dont fonctionne le registre et la procédure d’immatriculation à suivre. Concrètement, la première chose à faire pour les syndics professionnels, les syndics bénévoles, les administrateurs provisoires, bref, tous ceux qui ont à gérer une copropriété, c’est de créer un compte de télédéclarant auprès de l’Anah. Ensuite, la procédure se déroule de manière dématérialisée à partir du site ouvert par l’Anah sur lequel les télédéclarants peuvent rattacher l’ensemble des copropriétés qu’ils gèrent.
Par ailleurs, lorsque, dans la vie d’une copropriété, un changement de syndic intervient, le professionnel de l’immobilier qui perd le contrat de syndic doit faire une déclaration sur le registre indiquant le professionnel qui lui succède. De son côté, ce dernier doit rattacher l’immeuble pris en gestion à son identifiant. Tous les ans, il pourra ainsi déposer les données, notamment financières et techniques, se rapportant à l’immeuble.
Quelles copropriétés sont concernées ? Dans quels délais l’immatriculation doit-elle intervenir ?
C.B. : Toutes les copropriétés sont, ou seront, concernées.
Trois situations sont à distinguer. Les copropriétés de plus de 200 lots devaient s’immatriculer au 31 décembre 2016. Je précise que lorsque l’on parle de lot il s’agit de lots principaux, comme cela a été précisé par décret. Au 31 décembre 2017, les copropriétés de plus de 50 lots devront être immatriculées avant que le reliquat des copropriétés restantes ne le soit au 31 décembre 2018.
Quels sont les enjeux d’une telle obligation ?
C.B. : Cinq objectifs président à la mise en place du registre : mieux connaitre le parc des copropriétés ; permettre aux pouvoirs publics de mieux appréhender le processus de fragilisation des copropriétés afin de prévenir plutôt que guérir ; disposer des éléments de comparaison de charges entre deux immeubles afin d’établir des statistiques par secteur géographique ; offrir une meilleure visibilité aux acheteurs ; enfin, sécuriser les démarches des syndics par la création d’un identifiant unique pour chaque copropriété, à l’instar, en quelque sorte, du numéro siret des sociétés commerciales.
Sur ce dernier point, précisons toutefois que le registre des copropriétés est loin d’être comparable au greffe du tribunal du commerce. En effet, les personnes disposant du pouvoir de consulter l’ensemble des données du registre ne sont pas très nombreuses. Les syndics professionnels ou bénévoles, les administrateurs provisoires n’ont accès qu’aux données financières des copropriétés qu’ils gèrent. Les notaires ne peuvent accéder qu’à certaines données à l’exclusion des informations financières. Seule l’Anah peut consulter l’ensemble du registre. Le public n’y aura accès qu’à partir du 1er juillet 2017 et la consultation se limitera à des données agrégées, d’ordre géographique principalement, sans qu’il lui soit possible d’obtenir des informations sur une copropriété en particulier.
Est-ce que cette obligation d’immatriculation est lourde pour les professionnels ?
C.B. : L’immatriculation initiale, celle qui par exemple a été faite avant le 1er janvier 2017 pour les copropriétés de la première tranche, est assez lourde. Concernant la gestion courante, des éditeurs de logiciels travaillent en collaboration avec l’Anah à la mise au point d’outils permettant d’envoyer les données de manière automatisée. Pour l’heure, aucun logiciel métier n’a encore lancé sa mise à jour permettant de communiquer avec le webmaster de l’Anah, les gros éditeurs du marché devant prochainement être prêts. Reste que cette mise sur le marché arrive après la première tranche d’immatriculations et que les logiciels attendus ne dispenseront pas les professionnels, au moment de l’immatriculation initiale, de demander leur numéro de télédéclarant, de procéder au rattachement des copropriétés et de fournir des caractéristiques techniques et des données financières… autant d’actions qui ne seront pas automatisées. Sans compter la prise de connaissance des process par les professionnels. Les premières immatriculations vont donc prendre plus de temps.
Ce qui représente un coût ?
C.B. : En effet ! Dans le contrat type de syndic de copropriété défini par le décret du 26 mars 2015, entré en vigueur le 1er juillet 2015, la première immatriculation compte au nombre des prestations particulières pouvant donner lieu à rémunération spécifique complémentaire (Annexe 2). Par conséquent, les professionnels vont pouvoir la facturer. En revanche le décret ne dit rien du montant de cette facturation : elle est laissée à l’appréciation de chaque professionnel.
Concernant cette fois la gestion annuelle des copropriétés, des passerelles et des interfaces devraient être mises en place entre les logiciels que les syndics utilisent habituellement pour effectuer leurs opérations comptables et le webmaster de l’Anah. Les éditeurs de logiciels factureront ces nouveaux services de sorte qu’il serait légitime qu’ils puissent les refacturer aux copropriétés.
Problématique également, la perte de mandat et le rattachement du nouveau mandat devraient être chronophages.
Propos recueillis par Laurent MONTANT
Lancée en 2015 par Carlos Benitez, Comandex est une nouvelle solution d’externalisation de la comptabilité mandants pour les administrateurs de biens (syndics de copropriété et gérants d’immeuble) de tailles intermédiaires. Elle permet à ces derniers d’accéder aux outils réservés jusqu’alors aux grands groupes. En apportant conseil, expertise et back office comptable et financier, Comandex entend répondre aux attentes des professionnels de l’immobilier.
