Avant le décret 2015-545 du 18 mai 2015, l'article R 223-20 du Code de commerce imposait de convoquer les associés de SARL par lettre recommandée quinze jours au moins avant la réunion de l'assemblée. Les associés ne pouvaient déroger statutairement à cette modalité de transmission de la convocation. Depuis le 1er juin 2015, date d’entrée en vigueur du décret, les SARL peuvent recourir, sous certaines conditions, à la voie électronique, en lieu et place d'un envoi postal, pour procéder à la transmission de la convocation et des documents d'information devant être adressés aux associés préalablement à la tenue des assemblées (rapport de la gérance, texte des résolutions, etc).
Ce mode de transmission existe pour les SA depuis 2002.
Conditions du recours à la voie électronique
L'article R 223-20 du Code de commerce prévoit désormais que « la société qui entend recourir à la communication électronique en lieu et place d'un envoi postal (…) en soumet la proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique ». De la même manière, chaque associé peut donner son accord écrit par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard vingt jours avant la date de la prochaine assemblée.
En cas d'accord, la convocation et les documents d'informations préalables aux assemblées sont transmis à l'adresse électronique indiquée par l'associé. En l'absence d'accord exprès, la société doit continuer de recourir à un envoi postal.
L'associé qui a consenti à l'utilisation de la voie électronique peut se rétracter à tout moment. Il doit alors demander, par cette voie ou par lettre recommandée, le retour à un envoi postal vingt jours au moins avant la date de l'assemblée suivante.
Application du décret aux statuts rédigés avant le 1er juin 2015
La plupart des statuts de SARL rappellent les dispositions de l'article R 223-20 en vigueur avant le décret, à savoir que : « La convocation est faite par lettre recommandée adressée aux associés quinze jours au moins avant la date de réunion. »
Dans la mesure où le décret ne précise pas si les nouvelles dispositions de l'article R 223-20 sont ou non d'ordre public, la question se pose de savoir s'il est possible de recourir à la transmission électronique lorsque les statuts de la SARL (rédigés antérieurement au décret) stipulent que les associés sont convoqués par lettre recommandée.
A notre avis, cette question appelle une réponse positive dans la mesure où l'article L 223-27 du Code de commerce dispose que les modalités de convocation de SARL ne sont pas déterminées par les statuts mais par les dispositions réglementaires (à savoir par l'article R 223-20) et que le Code de commerce ne prévoit pas la possibilité pour les associés d'aménager et de restreindre les règles de convocation.
Afin d'éviter toute difficulté, notamment en cas de nouveau changement de la loi, il est recommandé au rédacteur des statuts de SARL de renvoyer aux dispositions légales et réglementaires concernant les modalités de transmission des convocations et des documents d'information préalables aux assemblées.
Enfin, il convient de noter qu'il a été proposé récemment par le Conseil de la simplification pour les entreprises (www.gouvernement .fr, dossier de presse du 3-2-2016 – Nouvelles mesures de simplification proposées par la Conseil de simplification pour les entreprises) de supprimer l'accord préalable des associés de SARL et de SA pour recourir à la convocation par voie électronique et de prévoir la possibilité de convoquer les associés de SARL par simple lettre remise en main propre.
Me Alban PELLETIER, avocat Cabinet nantais Cornet Vincent Segurel
