Si l’entreprise ferme ses portes plusieurs semaines pendant l’été, l’employeur doit veiller, d’une part, à organiser la prise de leurs congés payés par les salariés et, d’autre part, à anticiper les échéances fiscales et sociales.
Comment organiser la fermeture de l’entreprise ?
En présence d’un accord collectif
Un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut imposer la fermeture de l’entreprise à une date déterminée ou à une date à fixer par l’employeur, ou permettre à l’employeur une telle fermeture. L’accord fixe alors les règles applicables et les formalités à respecter (C. trav. art. L 3141-15).
A noter : sauf dispositions spécifiques de l’accord d’entreprise ou de branche, la fermeture de l’entreprise n’est pas obligatoirement reconduite tous les ans. Le choix de l’employeur de fermer l’entreprise une année n’est pas définitif.
À défaut d’accord collectif
En l’absence d’accord collectif, l’employeur peut décider seul de fermer l’entreprise, sans avoir à solliciter l’accord des salariés. Il doit néanmoins les informer sur la période de prise des congés payés dans un délai suffisant par affichage, courrier ou e-mail. À défaut, la fermeture de l’entreprise n’est pas considérée comme une période de congés payés et l’employeur doit indemniser les salariés pour les salaires perdus (C. trav. art. D 3141-5).
Attention ! L’employeur qui décide de fermer l’entreprise reste tenu de respecter le délai d’information du salarié, lequel est d’au moins un mois avant son départ en congés (C. trav. art. D 3141-6).
Consultation des représentants du personnel
Le comité social et économique ou le comité d’entreprise (ou, à défaut, les délégués du personnel) doit être consulté sur le projet de fermeture (C. trav. art. L 3141-16 et L 2312-8 pour le CSE).
A noter : avant la loi Travail, l’employeur devait recueillir l’avis conforme des délégués du personnel ou, à défaut, l’agrément des salariés pour fractionner le congé principal de 24 jours. Cette obligation a été supprimée.
Combien de jours peut-on fermer l’entreprise ?
Sauf exception, la fermeture ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines (C. trav. art. L 3141-17). L’employeur peut par exemple fermer pendant 4 semaines en août et 1 semaine en décembre. Pendant cette période, les salariés bénéficient de l’indemnité de congés payés.
A noter : les salariés doivent bénéficier d’au moins 12 jours continus de congés pendant la période d’été (C. trav. art. L 3141-18).
Si l’entreprise ferme plus de 30 jours ouvrables sur l’année (pour les établissements d’enseignement par exemple), l’employeur doit verser aux salariés, pour chacun des jours ouvrables de fermeture excédant cette durée, une indemnité distincte de l’indemnité de congés mais au moins équivalente (C. trav. art. L 3141-31).
Si un jour férié non chômé dans l’entreprise tombe pendant la période de fermeture, il doit être décompté comme un jour de congé payé ; s’il est chômé, il n’a pas à l’être.
A notre avis : si l’entreprise ne ferme que 2 semaines pendant la période estivale et qu’elles incluent un jour férié chômé tombant un jour ouvrable, le minimum de congé continu de 12 jours ne sera pas respecté : il faut dans ce cas prolonger la fermeture d’un jour.
Et si les salariés n’ont pas assez de jours de congés ?
Sont concernés les salariés qui viennent d’être embauchés et ceux qui ont déjà épuisé leur quota de congés payés.
Sauf dispositions conventionnelles contraires, l’employeur n’est pas tenu de leur verser un salaire : ils doivent alors prendre un congé sans solde (Cass. soc. 21-11-1995 no 93-45.387 F-D). L’employeur peut toutefois leur permettre de prendre des congés payés par anticipation ou des jours de RTT.
A noter : le salarié peut, sous certaines conditions, obtenir une aide financière pour congés non payés par Pôle Emploi. C’est à lui de faire les démarches nécessaires.
Quelles autres incidences pour les salariés ?
Si un salarié est en période d’essai au moment de la fermeture de l’entreprise, son essai est prolongé d’une durée équivalente à cette fermeture. Cette règle s’applique, que le salarié prenne des congés payés (Cass. 1e civ. 4-1-1995 no 93-13.614 P : RJS 2/95 no 105) ou un congé sans solde (Cass. soc. 23-5-2007 no 06-41.338 F-D : RJS 11/07 no 1159).
S’agissant des salariés en CDD ou en contrat de travail temporaire dans l’entreprise, l’administration considère qu’aucune disposition légale ou réglementaire n’interdit l’insertion dans de tels contrats d’une clause de suspension du contrat pendant la durée de fermeture de l’entreprise ou de l’entreprise utilisatrice pour cause de congés payés.
Elle estime qu’il est en revanche nécessaire que le contrat de travail indique expressément, au moment où il est conclu, que la prestation de travail sera momentanément interrompue pendant la période de fermeture pour congés payés, de manière à ce que le salarié puisse se déterminer en toute connaissance de cause (Circ. DRT 90-18 du 30-10-1990 n° 2-5 : BOMT n° 90-24).
A noter : la Cour de cassation a précisé que la suspension du contrat pendant la durée de fermeture de l’entreprise ne permet pas de conclure un contrat dont la durée totale, période de fermeture incluse, excède la durée maximale autorisée (Cass. soc. 9-10-1990 no 87-41.109 PF : RJS 11/90 no 845 ; Cass. soc. 25-2-2004 no 01- 43.072 FS-PB : RJS 5/04 no 511).
Peut-on reporter les échéances de cotisations sociales ?
Cotisations dues au titre de l’emploi de salariés
La fermeture de l’entreprise n’autorise pas à retarder la date de souscription de la DSN (déclaration sociale nominative) et le paiement des cotisations sociales.
Il est donc possible de procéder au dépôt d’une DSN un mois à l’avance à condition que celle du mois précédent ait été déjà transmise. Pour le paiement, il suffit de programmer l’ordre de virement ou de télépaiement afin qu’il soit effectué à bonne date, même en cas d’absence.
Exemple : La DSN relative à la paie de juillet, en principe souscrite le 5 ou le 15 août, peut être émise dès juillet (idéalement à partir du 15 juillet et en tout état de cause après avoir transmis la DSN de juin). Cette émission anticipée donnera lieu, si besoin, à régularisation lors de la DSN mensuelle suivante.
Cotisations sociales des dirigeants
La fermeture estivale de l’entreprise et/ou la prise de congés annuels ne constituent pas une cause de report du règlement des cotisations des dirigeants et mandataires sociaux relevant de la sécurité sociale des indépendants(SSI). Ceux-ci doivent donc acquitter leurs cotisations sociales personnelles pendant la période estivale suivant les modalités prévalant le reste de l’année : tous les mois (le 5 ou le 20) ou, en cas d’option pour cette fréquence, tous les trimestres (les 5 février, 5 mai, 5 août et 5 novembre).
Si le ou les dirigeants de la société relèvent du régime général des salariés en application de l’article L 311-3 du CSS, l’entreprise doit acquitter les cotisations dues sur leurs rémunérations au moment où celles-ci sont effectivement mises à leur disposition (Cass. soc. 14-5-1992 n° 89-20.776 D : RJS 7/92 n° 927). Ainsi, aucune cotisation ne devra être acquittée pendant la période estivale si celle-ci ne s’accompagne du versement d’aucune rémunération.
A noter : il n’y a pas lieu de neutraliser la période de fermeture estivale pour déterminer le plafond de la sécurité sociale servant de référence pour le calcul des cotisations plafonnées. La fermeture estivale ne constitue pas, en effet, une cause de suspension du mandat social, celui-ci étant lié non au fonctionnement de l’entreprise, mais aux impératifs de représentation de la société (Cass. soc. 11-7-2002 no 01-20.232 F-D : RJS 11/02 no 1306).
