Ouvert aux notaires et aux collaborateurs des offices, le 1er Forum "Technologies et notariat" a permis de rencontrer les responsables des instances professionnelles et des partenaires, d’assister à des démonstrations et de (re)découvrir différentes solutions professionnelles numériques, dont l’Espace notarial et le dépôt électronique notarial de la Chambre des notaires de Paris et le plan national d’actions du Conseil supérieur du notariat (CSN).
Favoriser les rencontres
« L’objectif de ce Forum était de créer un environnement d’échanges et de présentations pour diffuser les nouvelles technologies auprès des 260 offices de Paris, tous concernés par la mutation en cours », explique Bertand Savouré, 1er vice-président de la Chambre des notaires de Paris. Cet événement a fourni l’occasion aux partenaires traditionnels impliqués dans le numérique et à des start-ups positionnées dans l’univers du notariat de faire valoir leurs initiatives, services et outils digitaux à destination des offices. Parmi les participants :
- Notaires conseil d’entreprise (NCE) qui a conclu un partenariat avec la plateforme Legalstart, leader français des services juridiques dédiés à la création de société et à l’établissement des formalités en ligne (voir La Quotidienne du 6 juin 2016) ;
- Fiducial Informatique et sa nouvelle offre (voir La Quotidienne du 26 juin 2017);
- FoxNot et Mynotary (voir La Quotidienne du 23 février 2017), des précurseurs en matière d'échanges dématérialisés avec la clientèle des notaires.
Encourager l’innovation technologique
En matière de dématérialisation de l’information et d’innovation technologique, le notariat démontre de fortes capacités d'adaptation. « Nous mettons en œuvre de grands projets mobilisateurs », a déclaré Pascal Chassaing, président de la Chambre des notaires de Paris. C’est le cas du projet « Réinventons le notariat du Grand Paris », démarche dans laquelle sont engagées la Chambre des notaires de Paris et celle des Hauts-de-Seine pour préparer l’avenir et améliorer la performance des offices. Des comités « Initiatives et innovations » sont mis en place autour de thèmes tels que, par exemple, le rapprochement entre office notariaux, la gouvernance des offices, les relations entre associés, l’intégration des collaborateurs et la formalisation d’une carrière notariale ou encore le développement de la négociation immobilière.
L’Espace notarial est un outil utilisé pour gérer des espaces de travail collaboratifs (voir La Quotidienne du 20 juillet 2017 à propos des data-rooms).
Un service d’archivage de mails à valeur probante est proposé afin de ne pas perdre la trace d’un échange. « Le système est couplé à un système d’horodatage qui fait foi de la date, explique Jacques Binard, directeur des systèmes d’information de la Chambre des notaires de Paris. Ce service n’est pas imposé, mais mieux vaut utiliser des outils qui comportent des garanties suffisantes, notamment pour les transferts de fichiers. « Il faut bannir de notre pratique des outils tels que Dropbox ou Wetransfer qui ne sont pas sécurisés », recommande Pascal Chassaing. Etienne Michelez, président de Paris Notaires Services (PNS) complète : « pour le téléchargement de fichiers volumineux en une seule fois (par exemple, l’ensemble de la documentation liée à une copropriété en cas de vente d’un lot), le nouvel outil est doté d’un anti-virus analysant chaque fichier compressé ».
Inscrire la transition digitale au cœur du processus notarial
Jean-François Humbert, 1er vice-président du CSN, en charge des nouvelles technologies, rappelle que si la profession réfléchit à sa stratégie numérique, « tout ne peut pas venir de PNS ou de l’Association pour le développement du service notarial (ADSN). Les initiatives ne peuvent pas être seulement collectives. Les notaires doivent contribuer et partager leurs initiatives individuelles. » Pierre-Luc Vogel, président honoraire du CSN et président de l’ADSN, annonce la création d’un département Recherche et développement (R&D) au sein de l’association : « Notre avance technologique est un gage d’indépendance pour la profession. Il faut continuer à innover sans relâche. Ce département mettra aussi en place un incubateur dans lequel nous pourrons accueillir des starts-ups. Il faut accélérer cette mutation, essentielle pour l’attractivité du notariat ».
Enfin, moment fort de la journée, une démonstration de signature d’un acte authentique à distance en visioconférence a été faite. La première !
A noter : le notariat multiplie les actions tous azimuts. Les bases de statistiques immobilières sont en place afin de permettre aux usagers et à l’ensemble des professions immobilières de disposer d’indicateurs avancés en matière de prix (voir La Quotidienne du 11 juillet 2017). La dématérialisation des échanges entre le notariat et l’administration est appelée à s’intensifier (voir La Quotidienne du 21 juillet 2017). Sans oublier le prochain Congrès des notaires qui abordera en septembre prochain pour la première fois les sujets numériques (voir La Quotidienne du 5 avril 2017).
Alexandra DESCHAMPS
