La 11e rencontre notariale d’Ile-de-France (voir La Quotidienne du 27 avril 2017)a mis en évidence les impacts de la révolution numérique sur la pratique notariale. Thierry Arnaly, président deFox Not, startup LegalTech dont la vocation est d’optimiser la relation entre particuliers et notaires grâce aux technologies de l'information, s’est intéressé à la digitalisation du notariat et a identifié les points communs des plateformes numériques.
Cinq ans pour prendre le tournant digital
La métamorphose constatée dans les secteurs bancaire, hôtelier et touristique, a pris plus de 20 ans. Le remplacement d’un lieu physique par un site internet atteint tous les secteurs d’activité. Les notaires n’y échapperont pas.
« Aujourd’hui, tous les utilisateurs de smartphones, tablettes ou ordinateurs veulent se libérer des contraintes physiques et pouvoir accéder quand ils le veulent et où ils le souhaitent aux services recherchés. Des outils extrêmement performants traiteront les données accumulées au fil des années et rendront un service de plus en plus intelligent pour anticiper les demandes ».
Pour Thierry Arnaly, « le notariat a moins de 5 ans pour prendre le virage digital. Et ce n’est pas en essayant d’améliorer les process existants que la profession réussira à s’en sortir. Elle doit repenser le métier à travers les fondamentaux de la digitalisation ». Par exemple, si la génération Y (les 20-30 ans) passe beaucoup de temps sur les réseaux sociaux et sur les smartphones, la génération Z abandonne l’écrit et fonctionne avec des systèmes simplifiés d’images.
Les points communs des plateformes digitales
« Les notaires doivent se confronter et s’adapter aux nouveaux usages » poursuit Thierry Arnaly. Les caractéristiques des plateformes sont :
- la simplicité et la transparence : « des interfaces simples et intuitives ont été pensées pour l’utilisateur qui est au centre de la digitalisation. Les prestataires lui apportent tous les services, les outils et les contenus correspondant à ses attentes » ;
- le contact permanent avec l’étude : « Lorsque le client réalise une action, il a besoin d’un retour (feed back) clair et évident. Avoir des clients qui appellent chaque semaine pour savoir on en est leur rendez-vous ou si l’office a reçu tel document devient inimaginable » ;
- la gratuité : « lorsqu’un client s’adresse à un notaire à travers l’univers digital, cet accès doit être gratuit ».
Les impacts du côté du notaire
« Le numérique entraînera une forte augmentation de la productivité. Les notaires auront des outils numériques qui apporteront des informations au client et accéléreront considérablement la rédaction des actes qui se fera de manière quasi-automatique à partir des informations collectées. La pratique des chatbots apparaîtra rapidement (voir La Quotidienne du 11 mai 2017).
Le principe même de la digitalisation est la disparition de toutes les tâches sans valeur ajoutée. La répétition d’un acte, toujours le même, est voué à disparaître. Tout ce qui peut être automatisé doit l’être. Collecte et traitements de données, rédaction semi-automatique des documents courants seront faits par des plateformes. Tel sera la cas pour une transaction immobilière avec, dans un cas de vente standard, la promesse de vente, l’acte authentique, la fiche Perval. Le temps libéré dans l’étude sera affecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée », précise encore Thierry Arnaly.
La digitalisation pourra accélérer le traitement de tous les dossiers. « Les notaires auront la capacité d’avoir un meilleur suivi des dossiers traités par l’étude, en amont et en aval. » Que devient le dossier après la signature de l’acte et les formalités ? Peut-on anticiper l’acte ? « Les technologies prédictives permettront de se préparer à des pics ou à des baisses en fonction de critères qui auront été mesurés sur la durée. Dans deux ou trois ans, les offices auront des outils permettant d’anticiper le travail des mois futurs. »
La personnalisation des interfaces
« Elle est importante car le notaire a un rapport particulier avec ses clients. Chaque notaire doit avoir une interface qui lui est dédiée et le client doit pouvoir obtenir un service sur mesure. Quand il réalisera une transaction immobilière ou réglera sa succession dans une étude, il aura les mêmes services que dans une autre, mais son expérience utilisateur sera différenciée », termine Thierry Arnaly.
La présentation projetée par Thierry Arnaly lors de son intervention est accessible en ligne.
Propos recueillis par Alexandra DESCHAMPS
