La crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19 complique cette année la tenue des assemblées générales d’approbation des comptes. Pour pallier les difficultés liées à cette situation, une ordonnance adaptant, par des mesures d’exception, les règles de tenue des assemblées et un décret d’application de cette ordonnance ont été pris (Ord. 2020-321 du 25-3-2020 : BRDA 8/20 inf. 2 ; Décret 2020-418 du 10-4-2020 : BRDA 9/20 inf. 24).
L’Association nationale des sociétés par actions (Ansa) apporte plusieurs précisions sur ces textes à l’occasion d’une foire aux questions publiée sur son site internet. Nombre d’entre elles concernent la tenue des assemblées « à huis clos », c’est-à-dire hors la présence physique des participants. Rappelons que, dans ce cas, les associés participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes (selon le cas, envoi d’un pouvoir ou vote des résolutions à distance, par correspondance ou par voie électronique) (Ord. 2020-321 art. 4, al. 2).
Nous présentons ci-après les questions les plus intéressantes.
L’exercice des droits d’associé en assemblée
L’Ansa relève que la tenue d’une assemblée à huis clos ne permet pas l’exercice par les associés des droits dont ils bénéficient en séance, tels que le droit de proposer des amendements ou des résolutions nouvelles ou encore le droit de poser des questions orales.
En revanche, souligne l’Ansa, les droits préalables à la tenue de l'assemblée restent inchangés et continuent à s’exercer dans les conditions prévues par les textes : selon le cas, droit de demander l’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour, de poser des questions écrites ou encore de voter à distance.
Pour compenser l’absence de question orale en séance, rien ne s’oppose à notre avis à ce que les sociétés donnent exceptionnellement un délai supplémentaire aux associés pour poser des questions écrites en se laissant la faculté, dans l’avis de réunion ou dans la lettre de convocation, d’y répondre « dans la mesure du possible ».
Le vote par mandataire
Une société anonyme (ou en commandite par actions) peut-elle uniquement proposer à ses actionnaires le choix entre le vote par correspondance et l’envoi d’un pouvoir « en blanc » (sans indication de mandataire) ?
Non, répond l’Ansa, en rappelant les dispositions suivantes du décret 2020-418 :
- en cas de vote par correspondance, la société peut proposer à ses actionnaires d’adresser leurs instructions de vote par e-mail en envoyant le formulaire de vote par correspondance scanné à une adresse électronique dédiée indiquée dans la convocation (art. 3) ;
- l’article 5 permet à la société, indépendamment de ses statuts, de proposer à ses actionnaires de voter par voie électronique, via un site électronique dédié ;
- les mandataires ont jusqu’au quatrième jour précédant la date de l'assemblée à huis clos pour adresser à la société (ou à l'intermédiaire habilité par celle-ci) par message électronique leurs instructions pour l'exercice des mandats dont ils disposent (art. 6, 2°).
Les mesures prévues aux articles 3 et 5 du décret ne sont que des facultés offertes aux sociétés. En revanche, relève l’Ansa, l’article 6 impose aux sociétés de prendre en compte les instructions de vote reçues des mandataires dans les conditions qu’il prévoit (envoi du formulaire de vote scanné, adressé par e-mail à l’adresse électronique indiquée par la société ou son intermédiaire, au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée).
L’Ansa en déduit que les actionnaires doivent pouvoir participer à l’assemblée, non seulement en votant par correspondance ou en renvoyant un pouvoir « en blanc », mais aussi en donnant un mandat à une personne dénommée.
