1. Jusqu’à l’intervention de la loi de finances rectificative pour 2016, les factures « papier » devaient être conservées et stockées sous leur forme originelle pendant six ans. L’article 16 de cette loi a assoupli les modalités de conservation et de stockage des documents comptables et de leurs pièces justificatives afin notamment de permettre aux entreprises qui le souhaitent la conservation sous forme dématérialisée des factures établies ou reçues sur support papier (La Quotidienne du 16 janvier 2017).

2. L’entrée en vigueur de cette mesure a été fixée à la date de publication d’un arrêté devant préciser les modalités de numérisation et au plus tard au 31 mars 2017. Les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées ont été publiées, un jour avant la date butoir, dans un arrêté du 22 mars 2017 (JO du 30 texte n^o 14). Elles sont codifiées sous un nouvel article A 102 B-2 du LPF.

Modalités techniques de numérisation d’archivage numérique

3. Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

4. L’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

5. Par ailleurs, afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sousformat PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données, et est assorti : soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, soit d’une empreinte numérique, soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile, soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Entrée en vigueur

6. L’entrée en vigueur de la possibilité de numérisation des factures papier et de l’archivage numérique ayant été fixée par la loi à la date de publication de l’arrêté qui en définit les modalités, les entreprises peuvent numériser les factures « papier » depuis le 30 mars 2017.

A noter : il n’est toutefois pas précisé si cette possibilité ne vise que les factures papier émises ou reçues à compter de cette date ou si elle peut concerner également les factures en « stock » à la même date. Des précisions administratives sur ce point seraient les bienvenues.

Stéphanie VIUTTI

Pour en savoir plus sur les obligations des assujettis à la TVA en matière de facturation : voir le Mémento Expert TVA n^os 45400 s.