Des frais prévus au contrat
Rappels.
Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés, même si le contrat ou la CC ne prévoient rien. Cette prise en charge peut être en frais réels, ou forfaitaire.
Des frais forfaitaires contractuels.
Ici, le contrat du salarié indiquait le salaire horaire, la durée de 39 h/semaine, 20 paniers, et une prime de déplacement de 150 €. La cour d’appel le déboute de sa demande des paniers et primes de déplacement refusés par l’employeur, car pour elle, le contrat ne faisait que rappeler le montant des primes que percevrait le salarié s’il était en situation de les percevoir, et il devait démontrer qu’il remplissait les conditions conventionnelles (CC bâtiment > 10 salariés du 8-10-1990, art. 8.11 s) . : or, il se contentait de réclamer les maxima prévus, sans prouver, alors que la zone géographique des chantiers était très limitée, qu’il ne pouvait prendre ses repas à domicile. Mais elle est censurée : elle ne peut débouter le salarié alors qu’elle n’a pas constaté que les déplacements n’avaient pas été effectués (Cass. soc. 12-6-2024 n° 23-12.409).
Conseil.
La solution n’est pas nouvelle : si l’employeur verse une indemnité forfaitaire pour frais professionnels, le salarié n’a pas à justifier des frais réellement exposés pour y prétendre (Cass. soc. 19-5-1988 n° 87-41.602).
CSE : déplacements aux réunions
Le principe.
Les frais de déplacement des membres du CSE ne sont à la charge de l’employeur que s’il a organisé lui-même la réunion (Cass. soc. 28-5-1996 n° 94-18.797) ou si elle a lieu à la demande de la majorité du CSE (Cass. soc. 22-5-2002 n° 99-43.990). L’employeur peut fixer des conditions à cette prise en charge, mais elles doivent être compatibles avec l’exercice des mandats, n’imposer aucune sujétion injustifiée et ne laisser aucune dépense à la charge du salarié : le salarié doit alors s’y conformer (Cass. soc. 11-9-2019 n° 17-14.623).
S’il n’existe pas de conditions conventionnelles :
les frais sont remboursés au RP si la solution de transport qu’il a retenue n’est pas abusive (Cass. soc. 20-2-2002 n° 99-44.760) ;
si, du fait du temps de trajet et de l’heure de la réunion, le RP a estimé impératif de partir la veille, l’employeur doit rembourser déplacement, hôtel et repas, même s’il avait mis à sa disposition une voiture de service pour l’y conduire le matin (Cass. soc. 5-10-1999 n° 97-41.590) ;
le coût, comprenant trajet, hébergement et repas, est évalué sur la base du barème fiscal, et non selon un barème établi unilatéralement par l’employeur (Cass. soc. 26-5-2015 n° 13-22.866) .
Attention !
L’employeur ne peut imputer ces frais sur la subvention de fonctionnement du CSE (Cass. soc. 15-5-2001 n° 99-10.127).
Exemple de litige avec un véhicule personnel.
En 2017, un représentant syndical au CHSCT prend sa propre voiture pour se rendre à une réunion et a un accident. L’employeur, ensuite conforté par les juges d’appel, refuse le remboursement des frais et la prise en charge des réparations dues à l’accident, estimant que le salarié n’avait pas obtenu l’accord hiérarchique préalable d’utilisation de sa voiture personnelle, prévu par une note unilatérale de l’employeur relative aux frais professionnels.
Mais la Cour de cassation censure les juges d’appel : à défaut d’accord ou dispositions conventionnelles applicables aux déplacements des RP, les frais qu’ils engagent pour aller aux réunions organisées par l’employeur devant leur être remboursés, quelle que soit la solution retenue par eux pour ce déplacement si elle n’est pas abusive, les juges devaient rechercher (Cass. soc. 29-5-2024 n° 22-16.433) :
si la procédure de remboursement des frais de déplacement des RP résultait d’un accord d’entreprise ou de dispositions conventionnelles ;
si, en l’absence de telles dispositions, les déplacements en tant que RP, avec son propre véhicule pour se rendre à des réunions organisées par l’employeur caractérisaient un abus du salarié ;
et enfin, si, comme l‘invoquait le salarié, l’absence de prise en charge par la société des frais litigieux obéissait aux mêmes conditions que celles régissant les autres RP de l’entreprise.
